Im CRM-Modul können Kampagnen erstellen werden. So ist es möglich, dass Sie zum Beispiel Serienbriefe oder Newsletter an ausgewählte Kontakte versenden. Zunächst müssen Sie hierzu eine neue Kampagne erstellen, beispielsweise aus einer Mehrfachauswahl in Ihrer Kontaktliste. Einer Kampagne können mehrere Vorgänge zugeordnet werden. Die Kampagne dient dabei als Überkategorie.
Kampagne erstellen #
Beim Erstellen einer neuen Kampagne können Sie einen Verantwortlichen eintragen. Außerdem können Sie festlegen, wann die Kampagne starten und enden soll.
Nachdem Sie eine neue Kampagne erstellt haben, befinden Sie sich im Kampagnenmanager. Dort stehen Ihnen folgende Menüpunkte zur Auswahl:
- Stammdaten
- Kontakte
- Vorgänge
- Dateien
- Forum
- Historie
In den Stammdaten können Sie Einstellungen für Ihre Kampagne vornehmen. Sie können u.a. eine Beschreibung einfügen, die Kampagne einem Projekt zuordnen oder ein Start- und Enddatum eintragen.
Kontakte verwalten #
Ordnen Sie die Kontakte einer Kampagne zu, die Sie ansprechen möchten.
In der Zusammenfassungs-Box können Sie sich zunächst alle CRM-Kontakte anzeigen lassen. Anschließend können Sie die Kontakte filtern und der Kampagne zuordnen. Die Kontakte, die einer Kampagne zugeordnet sind, sind mit einem Haken in einem grünen Punkt versehen.
Des Weiteren können Sie einen Kontakt über seine Stammdaten einer Kampagne zuordnen.
Soll ein Kontakt aus der Kampagne entfernt werden, können Sie ihn in der Kampagne blockieren. Somit sehen Sie, ob der Kontakt schon einmal in der Kampagne war.
Vorgangstypen #
Folgende Vorgangstypen lassen sich für Kampagnen nutzen:
- Export (Serienbrief)
- Serienbrief (PDF)
- CRM-Vorgang
- Kontaktbericht (Adressetiketten)
Vorgänge planen und versenden #
Unter dem Tabulator „Vorgänge“ können Sie einzelne Vorgänge einer Kampagne erstellen. Außerdem haben Sie einen Überblick über alle bisherigen Vorgänge. Sie sehen, wie viele Kontakte bereits angeschrieben worden sind und in welchem Status sich der jeweilige Vorgang befindet.
Einen neuen Vorgang erstellen Sie, indem Sie in der Aktionsbox auf „Neuer Kampagnenvorgang“ klicken.
Wenn Sie beispielsweise einen Mail-Vorgang erstellen, können Sie HTML-formatierten Mailtext und den Betreff eingeben. Im Mailtext stehen Ihnen Platzhalter zur Verfügung, die zum Beispiel eine persönliche Anrede generieren. Dateianhänge können Sie ebenfalls hochladen.
Beispiel: Email #
Zum Prüfen und Versenden des Vorgangs klicken Sie auf dieses Symbol:
Wenn Sie zunächst testen möchten, wie die Mail aussieht, dann tragen Sie Ihre Email-Adresse in das Feld „Testmailadresse“ ein und klicken Sie auf „Elemente erstellen“. Wenn Sie den Vorgang tatsächlich versenden möchten, lassen Sie die Testadresse weg und geben ggf. bei „Anzahl zu erstellender Elemente“ die gewünschte Anzahl ein. Anschließend werden die Emails versendet.
Beispiel: Serienbrief #
Wenn Sie statt einer Email ein klassisches Mailing per Post durchführen möchten, können Sie auf ähnliche Weise einen PDF-Serienbrief erstellen, den Sie danach bequem ausdrucken. In diesem Fall formatieren Sie den Brief nicht in der Kampagne, sondern nutzen ein Serienbrief-Layout, welches in der Konfiguration hinterlegt wird. Dieses bestimmt Schriftart, Grafiken, Briefkopf und so weiter.
Beispiel: Kontaktbericht #
Über den Kontaktbericht haben Sie die Möglichkeit, aus dem System heraus Adressetiketten zu generieren und zu drucken. Die Voraussetzung dafür ist, dass ein entsprechendes Layout hinterlegt ist. Wenn Sie über einen Vorgang einen Serienbrief erstellen, haben Sie anschließend die Möglichkeit zu den jeweiligen Kontakten aus dem Serienbrief auch die Adressetiketten zu drucken.
Neben der Aktion nach einem Serienbrief haben Sie auch in jeder Kontaktübersicht die Möglichkeit über die Mehrfachauswahl zu ausgewählten Kontakten Adressetiketten zu erstellen.
Externer Zugang #
Normalerweise gelangen Anfragen Ihrer Kunden über eine bestimmte Emailadresse in Ihr Ticketsystem. projectfacts bietet zwei weitere Möglichkeiten, mit denen Kunden Tickets erstellen können:
Mit der Web-Service Schnittstelle kann die Ticketerfassung in die eigene Web-Seite eingebaut werden. Dort können Ihre Kunden Tickets selbst erstellen und über eine Auswahl dem passenden Kanal zuweisen.
Wenn Sie wünschen, können Sie Kunden sogar ein eigenes Login zur Verfügung stellen, mit dem sie einen eingeschränkten und vereinfachten Zugriff auf das Ticketsystem erhalten. Dort können Ihre Kunden Tickets anlegen oder Nachfragen zu existierenden Tickets stellen. Sie können Formulare definieren, die vom Kunden beim Erstellen eines Tickets ausgefüllt werden müssen. Details dazu finden Sie im Kapitel „CRM“.
Ein solcher externer Zugang bietet damit dem Kunden die Möglichkeit zur Recherche und erleichtert gleichzeitig mit einer formalisierten Erfassung der Anliegen die Bearbeitung der Tickets.