Die für die Zeiterfassung relevanten Vertragsdaten eines Mitarbeiters lassen sich im HR-Modul hinterlegen:
- Die Wochenarbeitszeit in Stunden
- Der jährliche Urlaubsanspruch
- Der Feiertagskalender
- Regeln zu Urlaubsverfall, Arbeitszeiterfassung und Überstunden
Arbeitszeit #
Die wichtigsten Einstellungen sind die Wochenarbeitszeit, die Arbeitstage pro Woche und die Urlaubstage pro Jahr. Diese Werte müssen in Zusammenhang gesehen werden, da sich die Wochenarbeitszeit auf die Arbeitstage verteilt und die Arbeitstage pro Woche bestimmen, wie viele Wochen Urlaub der Arbeitnehmer mit seinem Urlaubsanspruch nehmen kann.
Bei einer Vier-Tage-Woche bekommt ein Mitarbeiter normalerweise weniger Urlaubstage, als ein Mitarbeiter der fünf Tage pro Woche arbeitet. Ein Hinweis zeigt, wie der Urlaubsanspruch mit einer Fünf-Tage-Woche zu vergleichen ist.
Auswahl der Wochentage #
Im Abschnitt Arbeitszeit wählen Sie die Wochentage, an denen gearbeitet werden soll. Die Wochenarbeitszeit wird automatisch verteilt, kann aber auch manuell angepasst werden. Gleiches gilt für das verplanbare Kontingent. Eine Anpassung ist sinnvoll, wenn etwa Freitags weniger gearbeitet wird und dies in der Kapazitätsplanung berücksichtigt werden soll.
Eine kürzere Dauer beeinflusst allerdings auch den „Wert“ eines Urlaubs-, Feier-, oder Krankheitstages: Üblicherweise wird auch für einen kürzeren Arbeitstag ein voller Tag vom Urlaubskonto abgezogen. Bei einer 38h-Woche gleicht ein Urlaubstag am Freitag etwa nur 6h aus – an einem Donnerstag dagegen 8h. Ist der Unterschied größer, kann mit halben Arbeitstagen gearbeitet werden.
Halbe Arbeitstage #
Halbe Arbeitstage sind ein Mittel mit dem Sie Wochentage unterschiedlicher Dauer besser abbilden können.
Nehmen wir als Beispiel eine Aushilfskraft die 12h pro Woche arbeitet: Montags 8h und Dienstags nur 4h. Ein Urlaubstag ist Montags für den Mitarbeiter doppelt so viel Wert wie Dienstags und auch der Arbeitgeber verliert Montags mehr Arbeitskraft.
Wenn Sie in der Konfiguration die Funktion Halbe Arbeitstage aktivieren, können Sie den Dienstag zu einem halben Arbeitstag machen. In unserem Beispiel entspricht ein Urlaubstag damit immer 8h und für Dienstage wird nur ein halber Urlaubstag (4h) benötigt.
Wichtig: Der Mitarbeiter hat nun eine 1,5-Tage-Woche und der Urlaubsanspruch muss daher ebenfalls angepasst werden.
Halbe Feiertage und halbe Arbeitstage #
Da es sich sowohl bei halben Feiertagen wie auch halben Arbeitstagen um eine freiwillige Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer handelt, gibt es keine gesetzliche Regelung, wie sich halbe Urlaubs-, Feier- und Arbeitstage beeinflussen, wenn sie auf den gleichen Tag fallen.
Die Arbeitszeiterfassung in teamspace und projectfacts verfährt folgendermaßen: Keine Arbeit ist zu leisten wenn…
- … an einem halben Arbeitstag ein halber Tag Urlaub genommen wird
- … an einem halben Arbeitstag ein halber Feiertag vorliegt
- … an einem vollen Arbeitstag ein halber Feiertag vorliegt und ein halber Tag Urlaub genommen wird
Zeiterfassung und Überstunden #
Sie können zwischen gebuchten Projektzeiten und Anwesenheitszeit als Basis der Zeiterfassung und des Überstundenkontos wählen. Während Anwesenheitszeiten bequem per Check-In und -Out erfasst werden, erfordern die Projektzeiten die manuelle Buchung auf Projekte, um das Tagessoll zu erfüllen. Mitarbeiter mit Vertrauensarbeitszeit können zwar Zeiten erfassen, es wird allerdings kein Arbeitszeit- oder Überstundenkonto geführt.
Über Pausenregelungen erzwingen Sie Mindestpausen für Anwesenheitszeiten, beispielsweise 30 Minuten Pause ab einer Anwesenheit von 6h.
Bürozeiten helfen, Reisezeiten korrekt zu berücksichtigen, wenn Reisezeit innerhalb der Bürozeit anders gewertet werden soll, als außerhalb.
Eine Tagesgrenze verhindert die Erfassung von Projekt- und Anwesenheitszeiten oberhalb dieser Grenze.
Die Überstundenschwelle definiert, ab welchem Wert die in einem Monat bzw. Jahr geleistete Mehrarbeit auf das Überstundenkonto übertragen wird. Max. Überstunden / Monat definiert die maximal leistbare Überstundenanzahl innerhalb eines Monats. Werte darüber verfallen. Max. Überstunden absolut ist der Wert, den das Überstundenkonto maximal zulässt.
Möchten Sie die durch die Maximum-Regeln verfallenen Überstunden ausgezahlen, lässt sich dies hier ebenfalls einstellen (Weitere Überstunden mit Monatsrechnung auszahlen).
Zeitkonto Ampelsystem #
Damit Sie bei vielen Mitarbeitern mit unterschiedlichsten Arbeitsverträgen den Überblick behalten, gibt es ein Ampelsystem. So ist schnell ersichtlich, ob der Stand des Arbeitszeitkontos „im grünen Bereich“ ist.