Boards können entweder über das Plus in der Hauptansicht erstellt werden oder über die Aktionsbox in den jeweiligen Kacheln. Prinzipiell verläuft die Anlage der Boards in jeder Kachel gleich.
Zunächst öffnet sich ein Erstellungsdialog, welcher in der folgenden Abbildung dargestellt wird. Hier können die grundsätzlichen Informationen für das Board eingetragen werden und das Board abschließend über den Button „Weiter“ und „Speichern und Schließen“ erstellt werden.
Im Erstellungsdialog sind verschiedene Optionen zu finden:
Kategorien: Kategorien können frei gewählt werden. Diese können anschließend bei den Aufgaben im Board hinterlegt werden. Dadurch besteht die Möglichkeit Aufgaben aufgrund der eingestellten Kategorien zu filtern.
Gruppen: Gruppen können ebenfalls frei gewählt werden und bei Aufgaben hinterlegt werden. Im Gegensatz zu den Kategorien können die Gruppen jedoch auf bei der visuellen Gestaltung des Boards eine Rolle spielen. So können zum Beispiel die Gruppen als Zeilen oder Spalten des Boards eingesetzt werden.
Als private Seite erstellen: Private Boards sind nur von dem Mitarbeiter selbst einzusehen.
Typ: Hier stehen die Optionen „Pinnwand“, „Kanban“, und „Scrum“ zur Verfügung. Je nach ausgewähltem Typ, ist das Board mit gewissen Status vorkonfiguriert. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Unterpunkten des jeweiligen Typs.
Stammdaten des Boards #
Nachdem das Board erstellt worden ist, können in den Stammdaten des Boards weiterführende Einstellungen vorgenommen werden.
Sortierung: Hier kann die Sortierung des Boards in der Liste aller Boards festgelegt werden.
Hauptthema: Haupthemen werden prominent in der Liste angezeigt.
Stichwörter: Hierbei handelt es sich um Schlagwörter, nach denen gesucht werden kann.
Autor: Der Autor stellt eine weitere Filtermöglichkeit dar, er kann als Ersteller des Boards angesehen werden.
Unter dem Bereich „Pinnwand mit offenen Aufgaben updaten“, kann das Board mit anderen verknüpften Elementen befüllt werden. Die Auffüllung kann sowohl automatisch als auch manuell erfolgen.
Beim Objekttyp des Ziels haben Sie die Möglichkeiten „Projekt“, „Projektverzeichnis“ oder „Mitarbeiter“ auszuwählen. Folglich können Sie das Board mit offenen Punkten eines ausgewählten Projektes, Projektverzeichnisses oder Mitarbeiters updaten. Bei allen drei Auswahlmöglichkeiten müssen Sie zudem einen Benutzerzugang auswählen. Mit der Auswahl des Benutzers werden die Sichtbarkeit von Ihm auf die offenen Aufgaben des Projektes oder des Projektverzeichnisses übernommen. Sie sehen also nur die Aufgaben, die der ausgewählte Benutzer sehen darf.
Wird das Objektziel „Mitarbeiter“ ausgewählt, entspricht der Benutzer dem Mitarbeiter, dessen Aufgaben geupdatet werden sollen.
Beim Aktualisierungsmodus wird zwischen „manuell“ und „automatisch“ unterschieden. Automatisch bedeutet, neue offene Aufgaben im ausgewählten Objektziel werden sofort auf das Board übertragen.
Beim manuellen Modus muss das Update offener Aufgaben hingegen selbständig angestoßen werden. Im Board kann dies jederzeit durch die grün markierte Aktion durchgeführt werden.
Schlussendlich muss in den Stammdaten noch eingestellt werden, wie die offenen Aufgaben in das Board übernommen werden sollen. Hierzu stehen folgende zwei Optionen zur Verfügung:
Relevanz: Durch die Relevanz kann eine Priorisierung der Aufgaben vorgenommen werden.
Status: Beim Status stehen die auswählbaren Status des Boards zur Verfügung. Somit kann festgelegt werden, in welchen Status die offenen Aufgaben übertragen werden sollen. Zum Beispiel: Offen.
Einstellungen und Ansicht #
Neben den Stammdaten können weitere Einstellungen für das Board vorgenommen werden. Hier geht es vor allem darum, wie das Board aufgebaut werden sollen. Wie sind die Spalten oder Zeilen definiert? Welche Statusabfolgen gibt es? Welchen Personen arbeiten auf dem Board? Welche Informationen sollen auf den Aufgabenkarten angezeigt werden?
Eine erste Vorkonfiguration wird durch den Board-Typ (Pin, Kanban oder Scrum) vorgenommen. Je nach Wahl des Typs werden gewisse Status vorausgewählt. Jedoch bestehen bei allen Typen die gleichen Möglichkeiten zur Einstellung der Boards.
Um die Einstellung vornehmen zu können, klicken Sie im Board auf die grün markierte Aktion „Einstellungen“.
Anschließend öffnet sich ein Einstellungsdialog. Die möglichen Einstellungen werden im Folgenden erklärt.
Standardansicht: Es stehen eine Listenansicht und eine Kachelansicht zur Verfügung.
Typ: Hierbei handelt es sich um die bereits beschriebenen Board-Typen: Pin, Kanban und Scrum.
Ansichtsgröße: Die Ansichtsgröße regelt die Größe der Aufgabenkarten, welche auf dem Board liegen. Es stehen drei Optionen zur Verfügung. Je nach Größe können unterschiedliche und mehr oder weniger detaillierte Informationen auf der Karte angezeigt werden.
Spalten: Hierunter kann ausgewählt werden, welcher Parameter auf der Spalte aufgeführt werden soll. Zur Auswahl stehen Status, Relevanz, Verantwortlicher, Typ (hierunter ist der Elementtyp, z. B. Projekt, Termin, Ticket, gemeint) und Gruppe.
Bei den erweiterten Einstellungsmöglichkeiten stehen folgende Felder zur Verfügung:
Zeilen: Bestimmt die Beschriftung der Zeilen (analog zu den Spalten).
Aufteilen: Die Aufgabenkarten auf dem Board können auch aufgeteilt werden. Diese Funktion ist zum Beispiel in der Listenansicht sinnvoll. Zur Auswahl stehen erneut die Punkte Status, Relevanz, Verantwortlicher, Typ und Gruppe. Es ist auch eine Mehrfachaufteilung möglich.
Art der Farbgebung: Hier können Sie einstellen, welche Farbe die jeweiligen Aufgabenkarten haben sollen. Zur Auswahl stehen Status, Relevanz und Farbe. Jeder Status hat eine Farbe. Wechselt eine Karte in einen Status, erhält die Karte die Farbe den Status. Genauso verhält es sich auch bei der Relevanz. Zusätzlich kann man jeder Aufgabe eine eigene individuelle Farbe vergeben. Wählt man somit die Auswahl „Farbe“ an, wird die Aufgabenkarte in der individuellen Farbe angezeigt.
Icon-Gestaltung: Auf der Aufgabenkarte wird Ihnen zusätzlich ein Icon angezeigt. Über diese Auswahl können Sie festlegen, welches Icon Sie auf der Karte sehen möchten. Standardmäßig wird immer das Icon des Verknüpften Elements (zum Beispiel: Projekt, Termin, Ticket) angezeigt. Weitere Darstellungsmöglichkeiten sind: Status, Relevanz, Verantwortlicher, Farbe oder ein selbstgewähltes Icon.
Fußzeile: Sofern die Ansichtsgröße der Aufgabenkarte auf mittel oder groß eingestellt ist, enthält die Karte eine Fußzeile, in der weitere Informationen angezeigt werden können. Diese können sein: Status, Relevanz, Farbe, Verknüpftes Element, Verantwortlich, Fälligkeit (kann in der Aufgabe hinterlegt werden), Icon und Kommentar.
Statistiktyp: Im Board kann ein Kuchendiagram angezeigt werden, welches eine Statistik zum Board wiedergibt. Als Statistikmerkmal zur Auswahl stehen: Status, Relevanz, Farbe, Verknüpftes Element, Verantwortlich.
Aktive Spalten: Diese Einstellung ist vor allem in der Listenansicht sinnvoll. Die aktiven Spalten gibt es auch in vielen anderen Listen. Hier können die sichtbaren Spalten festgelegt werden.
Aktive Status: Aus einer Fülle an Status können hier die Status festgelegt werden, mit denen in dem Board gearbeitet werden soll.
Standard Statusfilter: Aufgaben mit welchen Status sollen standardmäßig angezeigt werden? Alle anderen Aufgaben sind verdeckt. Zum Beispiel könnte man hier den Status „Archiviert“ auslassen.
Mögliche Verantwortliche: Damit stellen Sie ein, mit welchen Personen soll am Board gearbeitet werden.
Gruppe: Wie zuvor bereits beschrieben, kann die Gruppe frei gewählt und auch als Boardansicht genutzt werden.
Kategorien: Auch die Kategorien können frei gewählt und bei den Aufgaben hinterlegt werden.