Unter dem Menüpunkt „Foren“ befindet sich der strukturelle Aufbau ihres Forums. Hier werden die Themenbereiche mit ihren einzelnen Foren angezeigt. Diese können in der Konfiguration des Systems vordefiniert werden und bestimmen den Aufbau des Gesamtforums.
Ein Themenbereich hat keine Threads (Diskussionsthemen). Themenbereiche sind lediglich der Aufhänger, in dem sich dessen Foren befinden. In den Foren liegen die einzelnen Themen und Umfragen.
In unserem Beispiel liegen in dem Themenbereich „Allgemein“ zwei Foren: „Firmenevents“ und „Internas“, in denen wiederum die Themen und Umfragen liegen.
Um ein neues Thema oder eine neue Umfrage zu erstellen, klicken Sie in der Aktionsbox auf den Link mit der Aufschrift „Neues Thema“ oder „Neue Umfrage“. Anschließend erscheint ein Dialog, in dem das Thema oder die Umfrage genauer definiert und einem Forum zugeordnet werden kann.
Strukturansicht #
Über die „Foren“-Seite des „Forum“-Moduls lässt sich auch die Reihenfolge der Elemente bestimmen. Hierzu müssen Sie über das „Liste mit Schraubschlüssel“-Symbol in die Strukturansicht wechseln. Hier werden Ihnen in der Aktionsspalte Aktionen zum Hinzufügen neuer Foren und Forenbereiche angeboten sowie Aktionen zum „nach oben“ und „nach unten“ Verschieben der Elemente.
Thema #
Ein Thema ist eine Diskussion. Hier wird über den Eröffnungsbeitrag das genaue Thema der Diskussion definiert.
Neues Thema erstellen #
Nachdem Sie Ihren Eröffnungsbeitrag definiert haben, müssen Sie ein Forum wählen, in dem das Thema erzeugt werden soll. Die private Diskussion kann über das Rechtesystem Zugriffsrechte auf das Thema setzen. In dieser Einstellung können lediglich eingetragene Gruppen & Personen das Thema sehen.
Beobachten und Beiträge erstellen #
In der Übersicht der Foren können Themen beobachtet werden. Ein beobachtetes Thema sorgt für eine Benachrichtigung über das Nachrichtensystem. Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter einen neuen Beitrag in dieses Thema erstellt, erscheint dann am Menüpunkt eine neue Nachricht. Der Indikator des aktuellen Beobachtungszustandes ist ein Kreis. Sobald in diesem Kreis ein Auge sichtbar wird, dann wird der Beitrag beobachtet. Ob Sie einen Beitrag beobachten wollen oder nicht, entscheiden Sie, indem Sie auf diesen Kreis klicken.
Befindet man sich in einem Thema, so kann über die Aktionsspalte der Beitrag geändert oder gelöscht werden. Über die Sprechblase kann man einen neuen Beitrag erstellen.
Über das „Sprechblasen“-Symbol können neue Beiträge erstellt werden. Es erscheint dann ein Dialog zu r Eingabe Ihrer Antwort.
Umfrage #
Eine Umfrage ist eine Diskussion mit der Möglichkeit, über eine bestimmte Fragestellung abstimmen zu können. Der Ersteller bietet Antwortmöglichkeiten, legt einen Stichtag fest, an dem die Abstimmung endet, und bestimmt die Art und den Typ der Abstimmung.
Abstimmungsart #
Die Abstimmungsart bestimmt, wie abgestimmt werden kann. Eine Einfachauswahl bietet lediglich eine Antwortmöglichkeit zur Auswahl an, während bei einer Mehrfachauswahl für mehrere Optionen abgestimmt werden kann. Die Bewertung bietet die Möglichkeit, bei allen Optionen eine Tendenz zu setzen (gut, mittel, schlecht).
Mit Umfragen arbeiten #
Wird eine Umfrage erstellt, kommt man danach in den Umfragen-Detailmanager, in dem man Optionen zu der Umfrage hinzufügen, entfernen und die Umfrage vom Entwurfsmodus in den Abstimmungsmodus schalten kann. Hierfür haben Sie im Umfrage-Tabulator des Umfrage-Detailmanagers eine Aktionsbox mit der Aufschrift „Nächster Schritt“.
Wird die Aktion 
aktiviert, wechselt die Umfrage in den Sammelmodus. Hier kann jeder Zugriffsberechtigte eigene Optionen zu der Umfrage hinzufügen bevor diese startet.
Wird die Aktion 
aktiviert, startet die Umfrage und die Zugriffsberechtigten können für die Optionen abstimmen.
Wird die Aktion 
aktiviert, werden alle Eingaben zurückgesetzt und die Umfrage beginnt von vorne.
Das „Nächste Schritte“ Aktionsmenü ändert sich je nach aktivem Modus und kann zusätzlich folgende Punkte enthalten:
Wird die Aktion 
angeboten, so kann die Umfrage wieder in den Konfigurationsmodus geschaltet werden. Die Umfrage wird dann abgebrochen und alle Werte zurückgesetzt, während die aktive Abstimmung deaktiviert wird.
Wird die Aktion 
angeboten, so kann eine laufende Umfrage gestoppt und das Zwischenergebnis beibehalten werden.
Abstimmungsmodus #
Über den Abstimmungsmodus bestimmen Sie, ob und wie die Ergebnisse einer Umfrage angezeigt werden.
Es wird zwischen folgenden Modi unterschieden:
- Öffentlich – Die Abstimmung ist für jeden sichtbar.
- Geheim – Die Ergebnisse der Abstimmung anderer Teilnehmer werden nach dem Abschluss veröffentlicht.
- Anonym – Die Ergebnisse der Abstimmung anderer Teilnehmer bleiben auch nach Abschluss verborgen.
Abstimmungstyp #
Manchmal lassen sich die Optionen der Umfragen direkt aus dem System ableiten. Wird zum Beispiel über einen Termin entschieden oder die Auswahl des nächsten Projekts, so bieten sich Elemente aus dem System an. Hierzu bietet der Abstimmungstyp eine Auswahl an Elementen, die die Optionen der Umfrage bestimmen.
Die Typen, die vom System angeboten werden:
- Standard – Eine Texteingabe.
- Termin – Ein Termin kann vorgegeben werden. Nach der Abstimmung wird der Termin mit den meisten Stimmen dem Kalender hinzugefügt.
- Datei – Eine Anzahl von Dateien kann hochgeladen werden und z. B. über das passendste Bild kann abgestimmt werden.
- Offener Punkt – Offene Punkte können ausgewählt werden.
- Projekt – Projekte können ausgewählt werden. Man kann z.B. bei einer Auswahl von 3 Projekten über die chronologische Abarbeitung abstimmen.
Der Vorteil, der sich aus einer solchen Umfrage ergibt, ist, dass sich nach der Umfrage der definierte Typ im System befindet – mit Teilnehmern, Bearbeitern und vielen anderen Eigenschaften, die sich aus der Umfrage ergeben können.