Erstellen von Teilprojekten #
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Teilprojekt zu erstellen.
Sie haben die Möglichkeit, über die Aktionsbox in einem Projekt ein neues Teilprojekt zu erstellen.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, in einem beliebigen Teilprojekt gezielt ein neues Teilprojekt zu erstellen, ohne das Projekt erst auswählen zu müssen. In jeder Zeile der Strukturansicht steht hierzu die „Allgemeine Aktionen“ Tafel zur Verfügung.
Dort gelangen Sie in den Dialog zur Eingabe eines Teilprojekts.
Eingegebene Teilprojekte werden immer an das aktuelle Projekt, welches orange gekennzeichnet ist, angehängt.
Schnelleingabedialog #
Wenn für die aktuelle Auswahl mehrere Teilprojekte ergänzt werden sollen, ist dieser Weg zu empfehlen. Dazu klicken Sie mit der Maus auf das Plus-Icon direkt über der Liste.
Es erscheint ein Schnelleingabedialog über der Liste mit dem sehr schnell mehrere Teilprojekte eingegeben werden können.
Erstellen von Arbeitspaketen #
Bei der Erstellung eines Arbeitspaketes gehen Sie genauso vor, wie bei der Erstellung eines Teilprojektes.
Aus diesem Grund steht Ihnen inhaltlich der gleiche Dialog wie bei der Erstellung eines Teilprojektes zur Verfügung.
Ein Arbeitspaket kann an beliebigen Stellen in einem Projekt eingefügt werden. In der Darstellung unterscheidet es sich ein Arbeitspaket von einem Teilprojekt anhand des Icons. Bei einem Arbeitspaket können die gleichen Einstellungen getroffen werden wie bei ein Teilprojekt, von der Zeitplanung bis hin zur Mitarbeitereinteilung.
Im Gegensatz zu einem Teilprojekt kann ein Arbeitspaket jedoch nicht weiter unterteilt werden. Es ist demnach das kleinste mögliche Projektelement.
Darüber hinaus werden Arbeitspakete eher als Arbeitselement eines Projekts angesehen, während Teilprojekte eher als Strukturelemente eines Projekts angesehen werden.
In der Konfiguration können Sie angeben, ob in Zukunft nur noch auf Arbeitspaketen und nicht mehr auf Teilprojekten Zeiten erfasst werden können.
Erstellen von Projektphasen #
Eine weitere Möglichkeit zur Strukturierung Ihrer Projekte bieten die Projektphasen. Diese können Sie in einem Projekt über die Aktionsbox erstellen.
Es öffnet sich ein Dialog, welcher dem eines Teilprojekts oder Arbeitspakets entspricht.
Mit Hilfe der Projektphasen können Sie Ihre Projekte zeitlich besser strukturieren. Sie können Ihre Phasen farblich markieren. Sobald Sie eine Phase erstellt haben, erscheint diese in Ihrem Zeitplan.
Sie können Ihr Projekt in unterschiedliche Phasen einteilen. Hierzu erstellen Sie eine weitere Phase. Bei der Erstellung können Sie bereits die Vorgangsphase als Vorgänger auswählen.
Die zweite Phase hängt sich anschließend direkt an die Vorgängerphase. Insgesamt können Sie so Ihr gesamtes Projekt in verschiedene Phasen aufteilen.
Abhängigkeiten von anderen Projekten – Vorgänger, Nachfolger #
Die Software unterstützt Abhängigkeiten einzelner Teilprojekte/Arbeitspakete. Es können Vorgänger und Nachfolger von Projektschritten angegeben werden. Dies ist sinnvoll, wenn bestimmte Tätigkeiten erst anfangen sollen, wenn andere fertig gestellt sind.
Vorgänger können bereits bei der Anlage eines Teilprojektes angegeben werden.
Bei bereits angelegten Projekten, können Vorgänger und Nachfolger in den Rahmenbedingungen festgelegt werden.
In der Liste werden Vorgänger und Nachfolger mit Pfeilen versehen. Eine Prozentzahl informiert über den durchschnittlichen Fortschritt aller Vorgänger einer Aufgabe. Im der Strukturansicht werden die Vorgänger und Nachfolger zeitlich hintereinander angeordnet. Außerdem zeigt ein Pfeil die Abhängigkeit.
Aktion Export/Import #
Über den Export und Import mit Excel können sehr schnell Projekte eingegeben oder bearbeitet werden. Die einfachste Möglichkeit dazu ist, zunächst ein Projekt zu exportieren und die Datei anschließend um die neuen Projekte zu erweitern. Beim Export werden zwei Überschriftzeilen erzeugt: Eine ist für den Benutzer lesbar und die zweite Zeile ist für das spätere Zurückspielen (Import) für das System notwendig, damit die richtigen Daten in die passenden Felder geschrieben werden.
Der Excel-Export und Import sind sehr mächtige Werkzeuge, mit dem sehr schnell sehr viele Daten geändert werden können. Daher sollte sehr sorgfältig damit umgegangen werden.
Zeitplan erstellen #
Über die Ansicht „Zeitplan“ sehen Sie ein Balkendiagramm Ihres Projekts. Sie können die Zeiten direkt in der Ansicht bearbeiten. Felder, welche bearbeitet werden können, sind mit einem Dreieck auf der linken, oberen Seite des Feldes gekennzeichnet. Außerdem verändert sich die Mausanzeige, wenn Sie mit der Maus über eines dieser Felder fahren.
Start und Ende von Projekten #
Als Start- und Endpunkt von Projekten stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.
- Datum
- Meilenstein
- Vorgänger oder Nachfolger
Beim Datum können Sie sowohl einen frühesten Start und einen spätesten Start, sowie ein spätestes Ende als auch ein frühstes Ende festlegen. Zwischen diesen Schranken kann sich das Projekt verschieben.
Die zweite Möglichkeit für den Start und das Ende eines Projekts sind Meilensteine. Hier können Sie sowohl Projekt Meilensteine als auch globale Meilensteine auswählen. Das Projekt startet oder endet dann am Datum des Meilensteins.
Neben einem Datum und einem Meilenstein als Startpunkt oder Endpunkt eines Projektes haben Sie die Möglichkeit ein bereits angelegtes Teilprojekt oder Arbeitspaket als Vorgänger auszuwählen. Der Start des Projektes errechnet sich dann aus der Dauer des Vorgängers. Verschiebt oder verlängert sich der Zeitraum des Vorgängers, so wird auch der Start des Nachfolgers angepasst.
Zeitraum verschieben #
Wenn sich Projekte in Bezug auf die Zeit verschieben, haben Sie die Möglichkeit, das Start- und Enddatum manuell neu zu setzen. Eine einfachere Methode ist, über das „Management“-Menü die Aktion „Zeitraum verschieben“ zu nutzen.
Es erscheint ein Dialog, in dem Sie gefragt werden, um wie viel Tage Sie das Projekt verschieben möchten. Sie können positive und negative Zahlen eingeben.
Des Weiteren werden Sie gefragt, wie mit den eventuell vorhandenen Unterprojekten, der Ressourcenplanung oder Meilensteinen verfahren werden soll. Über Häkchen an den entsprechenden Stellen können Sie bestimmen, dass diese Teilelemente mit verschoben werden.
In Hauptprojekt umwandeln #
In bestimmten Situationen kann es sinnvoll sein, ein Teilprojekt in ein Hauptprojekt umzuwandeln. Wählen Sie dazu die die Aktion „in Hauptprojekt umwandeln“ aus, welches sich ebenfalls im „Allgemeine Aktionen“-Menü befindet.
Um diese Aktion auszuführen, muss der Administratormodus eingeschaltet sein. Den Administratormodus aktivieren Sie, indem Sie auf das Zahnrad im Projektstrukturmanager klicken. Sofern der Administratormodus eingeschaltet ist, ist das Zahnrad rot eingefärbt.
Es erscheint ein Dialog, in dem Sie die grundsätzlichen Daten des neuen Projektes eingeben können.
Alle Teilelemente des Projektes werden in das neue Projekt übernommen. Das heißt, wenn das Projekt Teilprojekte, Meilensteine oder bereits gebuchte Zeiten hat, werden diese in das neue Projekt überführt.
Hauptprojekt zu einem Teilprojekt wandeln #
Wenn Sie ein Hauptprojekt wieder in ein anderes Projekt als Teilprojekt überführen möchten, nutzen Sie die Methode „Verschieben“ über die Mehrfachauswahl.
Nachdem Sie die Aktion „Verschieben“ über den nach der Auswahl erscheinenden „Ausführen“-Button bestätigt haben, navigieren Sie über die Projektliste in das Projekt und dort in das entsprechende Unterprojekt, in das Sie das Projekt einhängen möchten.
Das verschobene Projekt wird nun als Teilprojekt des ausgewählten Projekts oder Teilprojekts erstellt
Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Status ändern können, eine Farbe auswählen können, sowie ein Stichwort hinzufügen können.
Sie können in der Konfiguration beliebige Status festlegen und diese in Workflows in die Projekte einbinden.
Zuordnen von Mitarbeitern #
Das Zuordnen von Mitarbeitern funktioniert in der Strukturansicht „Projektrollen“ schnell und einfach.
Sie können mit der Maus auf die Zelle klicken, in der sich die Projektrolle und das Projekt befinden, welches Sie zuordnen möchten.
Anschließend erscheint ein Dialog zur Zuordnung der Mitarbeiter. In dem nun erscheinenden Dialog zum Hinzufügen von Mitarbeitern können Sie über das „Hinzufügen“-Symbol Mitarbeiter aus einer Liste hinzufügen. Nachdem Sie alle Rollen verteilt haben, klicken Sie auf den „Speichern“-Button.
Um Mitarbeiter wieder zu entfernen, reicht es, den Mauszeiger auf den Namen des Mitarbeiters im „Projektrollen zuweisen“-Dialog zu bewegen. Ein Klick auf das x-Symbol entfernt den Mitarbeiter aus der Liste.
Diese Schritte wiederholen Sie solange, bis alle Projektrollen verteilt sind.
