Ziele der Löschfristen #
Mit Hilfe der Löschfristen sollen Kontakte identifiziert werden, welche gemäß DSGVO aus dem System gelöscht werden sollen. Die Löschfristen greifen, wenn in einem vordefinierten Zeitraum keine Aktionen bei den ausgewählten Kontakten im System stattgefunden haben.
Konfiguration #
Zunächst müssen in der Konfiguration Löschfristen erstellt werden. Prinzipiell gilt: Es können so viele Löschfristen wie nötig erstellt und diese bei Bedarf bei bestimmten Kontakten hinterlegt werden. Diese Einstellung nehmen Sie unter Konfiguration/CRM/Löschfristen vor.
Nachdem Sie eine Löschfrist erstellt haben, können Sie diese entweder als Standardwert für Kontakte, Firmenanschriften oder Mitarbeitern einstellen, oder Sie stellen die Löschfrist manuell pro Kontakt ein.
Über die Konfiguration lassen sich Standard-Löschfristen innerhalb der CRM-Einstellungen definieren. Möchten Sie Löschfristen für Personen individuell setzen, können Sie dies über die Stammdaten des Kontakts vornehmen. Sie finden das entsprechende Auswahlfeld für die Löschfrist im Abschnitt „Details“.
Anwendung #
Nachdem Sie die Löschfristen gesetzt haben, überprüft das System regelmäßig, ob die Löschfrist bereits abgelaufen ist und der Kontakt gelöscht werden soll. Im Filter der Kontaktliste finden Sie das Feld „Löschfrist endet am“. Wenn Sie dort zum Beispiel das heutige Datum eingeben und auf Suchen klicken, finden Sie alle Kontakte, welche Sie gemäß Ihrer eingestellten Löschfristen löschen sollen.
Zum Löschen eines Kontaktes müssen Sie in der Aktionsbox des Kontaktmanagers im Tab Stammdaten auf die Aktion „Erweitertes Löschen“ klicken. Hierfür benötigen Sie das Recht „Erweitertes Löschen“, welches in der Konfiguration/Benutzer und Rechte/Benutzergruppen pro Benutzergruppe eingestellt werden kann. In der Benutzergruppe finden Sie das Recht unter dem Bereich Berechtigungen-Sonstiges/CRM. Damit die Aktion erscheint, ist es notwendig, den Administrationsmodus einzustellen.
Sobald Sie die Aktion „Erweitertes Löschen“ ausführen, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie einstellen können, welche Daten gelöscht werden sollen und ob der Kontakt lediglich anonymisiert oder vollständig gelöscht werden soll.