Projektübersicht und Multiprojektmanagement
Projektverzeichnisse
Analog zur bekannten Verzeichnisstruktur bei Dateisystemen könnt ihr auch eure Projektlandschaft aufbauen. Wie die Struktur aussieht oder nach welchen Kriterien ihr eure Projekte gliedert, ist euch hierbei vollkommen frei überlassen. Mögliche Beispiele sind eine Gliederung nach Versionen eurer Produktentwicklung, nach Niederlassung, der Größe der Projekte oder internen Aufgabenbereiche.
Sind eure Hauptprojekte dann in die entsprechenden Verzeichnisse einsortiert, werden Ihre Mitarbeiter dank einer übersichtlichen und intuitiven Oberfläche schneller ans Ziel geführt.
In den Projektverzeichnissen lassen sich auch Unterverzeichnisse anlegen. So werden die Projektverzeichnisse übersichtlicher strukturiert und man kann die Projekte noch besser aufteilen.
Projektverzeichnisse lassen sich über die Aktionsbox anlegen. Bei der Erstellung eines Projektverzeichnisses muss nur ein Name angegeben werden. Projekte können direkt in dem Verzeichnis neu erstellt werden. Wenn ihr ein Projekt wie gewohnt über den Projektüberblick erstellt, könnt ihr direkt bei der Erstellung auswählen, welchem Verzeichnis das Projekt zugeordnet werden soll. Wollt ihr Projekte nachträglich einem Verzeichnis zuordnen, könnt ihr dies über die Mehrfachauswahl im Projektüberblick oder in „Meine Projekte“ machen.
Wenn ihr Projektverzeichnisse angelegt habt, könnt ihr Meilensteine anlegen, welche nur in einem ausgewählten Projektverzeichnis angezeigt werden. Der Meilenstein erscheint dann nur in den Projekten, welche dem Projektverzeichnis zugeordnet sind.
Projektüberblick
Hier erhaltet ihr einen Überblick über alle Hauptprojekte. Die Ansicht zeigt alle Hauptprojekte, die der aktuelle Nutzer sehen darf. Von hier aus könnt ihr über einen Klick auf das Projekt dort hineinspringen. Ihr gelangt zur Projektstrukturansicht, wo ihr Unterprojekte erstellen könnt und alle Einstellungen zu eurem Projekt vornehmen könnt.
Um die Ansicht nach Kunden oder Projekt aufzuteilen, wählt die entsprechende Rubrik unter der Filtereinstellung „Aufteilen“ aus.
Die Projekte werden dann entsprechend der Aufteilung in Blöcken zusammengefasst.
Auch hier habt ihr die Möglichkeit, die Ansicht anzupassen. So könnt ihr zum Beispiel Projekte nach Projekttypen aufteilen lassen. Wenn euch diese Ansicht gefällt, speichert die Ansicht einfach über den Stern als Standardansicht ab.
Meine Projekte
Unter „Meine Projekte“ erhaltet ihr eine Übersicht aller Aufgaben, zu denen ihr als Verantwortlicher oder Bearbeiter zugeordnet wurdet. Ihr habt die Möglichkeit, die Ansicht auf vielfältige Art und Weise zu verändern. So könnt ihr zum Beispiel nur Aufgaben anzeigen lassen, die in der nächsten Woche erledigen werden müssen oder auch nur Aufgaben, die aktuelle Warnungen enthalten.
Wenn ihr über die notwendigen Rechte verfügt, könnt ihr über einen Klick auf die Zeile in das entsprechende Projekt springen. Entsprechend eurer Projektrolle könnt ihr auch in jeder Zeile direkt Fortschritt, Zeiten oder Finanzdaten buchen.
In der Zusammenfassungsbox auf der linken Seite wählt ihr zwischen verschiedenen Projektrollen aus. Anschließend werden euch alle Projekte angezeigt, in der ihr diese bestimmte Rolle besitzt.
Ebenfalls erhaltet ihr einen Überblick über eure Projekte, in denen bestimmte Warnungen vorliegen.
Arbeitspakete
Unter „Arbeitspakete“ erhaltet ihr eine Übersicht aller Arbeitspakete, zu denen ihr als Verantwortlicher oder Bearbeiter zugeordnet wurdet. Die Darstellung verhält sich analog zu der Ansicht von „Meine Projekte“. Über die Filterbox könnt ihr die Arbeitspakte ebenfalls nach unterschiedlichen Kriterien filtern.
Alternativ könnt ihr euch die Arbeitspakete auch in einer Kachelansicht anzeigen lassen.
Berichte und Analysen
Zu Projekten stehen euch eine Reihe von Berichten und Analysen zur Verfügung. Wir stellen euch in diesem Kapitel die wichtigsten Berichte kurz vor. Einen umfassenden Überblick erhaltet ihr im Kapitel Controlling.
Projektzeiten
Der Bericht „Projektzeiten“ erstellt einen Bericht über alle einzelnen Projektzeiten, die erfasst wurden. Dieser Bericht kann auch als Tätigkeitsnachweis genutzt werden. Es ist eine detaillierte Aufstellung aller gebuchten Zeiten (inkl. Kosten).
Projektzeitanalyse
Die Projektzeitanalyse ist im Gegensatz zu den Projektzeiten eine Analyse von kumulierten Werten. Ihr könnt euch anzeigen lassen, wie viel Zeit auf ein Projekt oder Kunden gebucht wurde. Die Basis für die Kumulation, das meint, das Kriterium der Zusammenfassung, könnt ihr aus verschiedenen Bereichen wählen.
Projektanalyse
Die Projektanalyse analysiert die Projekte in Bezug auf ihren finanziellen Erfolg. Die Auswertung des Projekterfolgs wird durch die Analyse der Arbeitszeiten sowie der Einnahmen und Ausgaben realisiert. Das System berechnet daraus den Deckungsbeitrag und die durchschnittlichen Einnahmen pro Stunde.
Projektstatus-Analyse
Das Ziel der Projektstatusanalyse ist es eine Übersicht und Auswertung über alle laufenden Projekte, Arbeitspakete und Aufgaben zu erhalten.
Es sollen unabhängig von Verantwortungsbereichen kritische Projekte und Teilprojekte erkannt werden können und die Ansprechpartner informiert werden können.
Ampel- und Warnsysteme
Bei einer Vielzahl von Projekten mit verschiedenen Prioritäten verliert man ohne Warnsystem schnell den Überblick. Daher bietet das System eine einfache Darstellung von Projekten mit einem Ampelsystem, um auf einen Blick kritische Zustände bzw. einen Handlungsbedarf erfassen zu können.
Das Ampelsystem zeigt den aktuellen Status eines Projekts an. Sollte ein Termin zu einem Projekt nicht eingehalten sein, wird eine Warnung erzeugt. Auch Budget- und Zeitüberschreitungen werden deutlich hervorgehoben.
Bereits nach dem Login werden Benutzern mit entsprechender Berechtigung kritische Hinweise und Warnungen angezeigt. Bei Bedarf können auch Warnungen per Mail versendet werden.
Bei dem Ampel-Warnsystem ist zu beachten, dass der rote, gelbe und grüne Kreis manuell gesetzte Zustände sind. Bei dem Dreieck handelt es sich jedoch um eine vom System generierte Warnmeldung aufgrund von Diskrepanzen zum eingetragenen Plan.