Projektübersicht und Multiprojektmanagement #
Projektverzeichnisse #
Analog zur bekannten Verzeichnisstruktur bei Dateisystemen können Sie Ihre Projektlandschaft aufbauen. Wie die Struktur aussieht oder nach welchen Kriterien Sie Ihre Projekte gliedern, ist Ihnen hierbei vollkommen frei überlassen. Mögliche Beispiele sind eine Gliederung nach Versionen Ihrer Produktentwicklung, nach Niederlassung, der Größe Ihrer Projekte oder interne Aufgabenbereiche.
Sind Ihre Hauptprojekte dann in die entsprechenden Verzeichnisse einsortiert, werden Ihre Mitarbeiter dank einer übersichtlichen und intuitiven Oberfläche schneller ans Ziel geführt.
In den Projektverzeichnissen lassen sich auch Unterverzeichnisse anlegen. So werden die Projektverzeichnisse übersichtlicher strukturiert und man kann die Projekte noch besser aufteilen.
Projektverzeichnisse lassen sich über die Aktionsbox anlegen. Bei der Erstellung eines Projektverzeichnisses muss nur ein Name angegeben werden. Projekte können direkt in dem Verzeichnis neu erstellt werden. Wenn Sie ein Projekt wie gewohnt über den Projektüberblick erstellen, können Sie direkt bei der Erstellung auswählen, welchem Verzeichnis das Projekt zugeordnet werden soll. Wollen Sie Projekte nachträglich einem Verzeichnis zuordnen können Sie dies über die Mehrfachauswahl im Projektüberblick oder in „Meine Projekte“ machen.
Wenn Sie Projektverzeichnisse angelegt haben, können Sie Meilensteine anlegen, welche nur in einem ausgewählten Projektverzeichnis angezeigt wird. Der Meilenstein erscheint dann nur in den Projekten, welche dem Projektverzeichnis zugeordnet sind.
Projektüberblick #
Hier erhalten Sie einen Überblick über alle Hauptprojekte. Die Ansicht zeigt alle Hauptprojekte, die Sie sehen dürfen. Von hier aus können Sie über einen Klick auf das Projekt in das Projekt hineinspringen. Sie gelangen zur Projektstrukturansicht, wo Sie Unterprojekte erstellen können und alle Einstellungen zu Ihrem Projekt vornehmen können.
Um die Ansicht nach Kunden oder Projekt aufzuteilen, wählen Sie die entsprechende Rubrik unter der Filtereinstellung „Aufteilen“ aus.
Die Projekte werden dann entsprechend der Aufteilung in Blöcken zusammengefasst.
Auch hier haben Sie die Möglichkeit, die Ansicht anzupassen. So können Sie zum Beispiel Projekte nach Projekttypen aufteilen lassen. Wenn Ihnen diese Ansicht gefällt, speichern Sie die Ansicht einfach über den Stern als Standardansicht ab.
Meine Projekte #
Unter „Meine Projekte“ erhalten Sie eine Übersicht aller Aufgaben, zu denen Sie als Verantwortlicher oder Bearbeiter zugeordnet wurden. Sie haben die Möglichkeit, die Ansicht auf vielfältige Art und Weise zu verändern. So können Sie sich zum Beispiel nur Aufgaben anzeigen lassen, die Sie in der nächsten Woche erledigen müssen oder auch nur Aufgaben, die aktuelle Warnungen enthalten.
Wenn Sie über die notwendigen Rechte verfügen, können Sie über einen Klick auf die Zeile in das entsprechende Projekt springen. Entsprechend Ihrer Projektrolle können Sie auch in jeder Zeile direkt Fortschritt, Zeiten oder Finanzdaten buchen.
In der Zusammenfassungsbox auf der linken Seite können Sie zudem zwischen Ihren verschiedenen Projektrollen auswählen. Anschließend werden Ihnen alle Projekte angezeigt, in der Sie diese bestimmte Rolle besitzen.
Ebenfalls erhalten Sie einen Überblick über Ihre Projekte, in denen bestimmte Warnungen vorliegen.
Arbeitspakete #
Unter „Arbeitspakete“ erhalten Sie eine Übersicht aller Arbeitspakete, zu denen Sie als Verantwortlicher oder Bearbeiter zugeordnet wurden. Die Darstellung verhält sich analog zu der Ansicht von „Meine Projekte“. Über die Filterbox können Sie die Arbeitspakte ebenfalls nach unterschiedlichen Kriterien filtern.
Alternativ können Sie sich Ihre Arbeitspakete auch als Kachelansicht anzeigen lassen.
Berichte und Analysen #
Zu Projekten stehen Ihnen eine Reihe von Berichten und Analysen zur Verfügung. Wir stellen Ihnen in diesem Kapitel die wichtigsten Berichte kurz vor. Einen umfassenden Überblick erhalten Sie im Kapitel Controlling.
Projektzeiten #
Der Bericht „Projektzeiten“ erstellt einen Bericht über alle einzelnen Projektzeiten, die erfasst wurden. Dieser Bericht kann auch als Tätigkeitsnachweis genutzt werden. Es ist eine detaillierte Aufstellung aller gebuchten Zeiten (inkl. Kosten).
Projektzeitanalyse #
Die Projektzeitanalyse ist im Gegensatz zu den Projektzeiten eine Analyse von kumulierten Werten. Sie können sich anzeigen lassen, wie viel Zeit auf ein Projekt oder Kunden gebucht wurde. Die Basis für die Kumulation, das meint, das Kriterium der Zusammenfassung, können Sie aus verschiedenen Bereichen wählen.
Projektanalyse #
Die Projektanalyse analysiert die Projekte in Bezug auf ihren finanziellen Erfolg. Die Auswertung des Projekterfolgs wird durch die Analyse der Arbeitszeiten sowie der Einnahmen und Ausgaben realisiert. Das System berechnet daraus den Deckungsbeitrag und die durchschnittlichen Einnahmen pro Stunde.
Projektstatus-Analyse #
Das Ziel der Projektstatusanalyse ist es eine Übersicht und Auswertung über alle laufenden Projekte, Arbeitspakete und Aufgaben zu erhalten.
Es sollen unabhängig von Verantwortungsbereichen kritische Projekte und Teilprojekte erkannt werden können und die Ansprechpartner informiert werden können.
Ampel- und Warnsysteme #
Bei einer Vielzahl von Projekten mit verschiedenen Prioritäten verliert man ohne Warnsystem schnell den Überblick. Daher bietet das System eine einfache Darstellung von Projekten mit einem Ampelsystem, um auf einen Blick kritische Zustände bzw. einen Handlungsbedarf erfassen zu können.
Das Ampelsystem zeigt den aktuellen Status eines Projekts an. Sollte ein Termin zu einem Projekt nicht eingehalten sein, wird eine Warnung erzeugt. Auch Budget- und Zeitüberschreitungen werden deutlich hervorgehoben.
Bereits nach dem Login werden Benutzern mit entsprechender Berechtigung kritische Hinweise und Warnungen angezeigt. Bei Bedarf können auch Warnungen per Mail versendet werden.
Bei dem Ampel-Warnsystem ist zu beachten, dass der rote, gelbe und grüne Kreis manuell gesetzte Zustände sind. Bei dem Dreieck handelt es sich jedoch um eine vom System generierte Warnmeldung aufgrund von Diskrepanzen zum eingetragenen Plan.