Kontakte sind Personen aber auch Firmen, mit denen Sie kommunizieren, für die Sie Angebote schreiben und Tickets bearbeiten.
In der Kontaktliste werden alle Kontakte angezeigt, soweit die Berechtigungseinstellungen dies zulassen. Zu jedem Eintrag wird das Datum des letzten Vorgangs und der nächsten Wiedervorlage angezeigt. Außerdem werden die Bemerkung und die zugeordneten Kategorien dargestellt. Über die Visitenkarte, in der optional auch ein Bild dargestellt wird, erhält der Benutzer schnell einen ersten Eindruck über den Kontakt.
Um einen Kontakt zu finden, stehen verschiedene Filter zur Verfügung. Es können über verschiedene Filter auch spezielle Kontakte gesucht werden.
Beispiele:
- Suche alle Kontakte mit mehr als 30.000 EUR offenem Bedarf.
- Zeige alle Kontakte mit der Kategorie XY an
- Zeige alle Kontakte von Key Account Manager XY an
Durch Klicken auf eine Zeile gelangen Sie in den Kontaktdialog.
Neuen Kontakt anlegen #
Bei der Erstellung eines neuen Kontaktes haben Sie die Möglichkeit, alle wesentlichen Kontaktinformationen anzugeben. Außerdem können Sie dem Kontakt einer Organisation zuordnen, sowie eine Position angeben. Wenn Sie dem Kontakt eine Organisation zugeordnet haben, werden die Adressdaten aus der Organisation übernommen und müssen somit nicht erneut eintragen werden.
Kontaktmanager #
Der Kontaktdialog hat verschiedene Ansichten:
- Übersicht
- Stammdaten
- Aktivitäten
- Dateien
- Forum
- Externer Zugang
Analog zur Übersicht der Organisation finden Sie auch hier gebündelt die nötigen Informationen. In der Zeitleiste sind alle Vorgänge mit Datum aufgelistet, die Sie zuvor als interessant eingestuft haben. Rechts sehen Sie die zugeordnete Organisation sowie die zuletzt bearbeiteten Elemente gegliedert nach ihrer Art. Insgesamt haben Sie einen Überblick über folgende Elementarten:
- Vertriebschancen
- Vorgänge
- Zeiten
- Termine
- Tickets
- Emails
- Belege
- Dateien
In Klammern sehen Sie immer die Anzahl der jeweiligen Elemente. Mit einem Klick können Sie die einzelnen Elemente auswählen. Außerdem können Sie, wenn Sie auf das Plus-Zeichen klicken, neue Elemente erstellen.
Stammdaten #
In den Stammdaten können alle Daten zum Kontakt gespeichert werden. Hierfür stehen verschiedene Bereiche zur Verfügung:
- Persönliche Daten
- Kontaktdaten
- Details
- Freie Felder
Im Bereich „Persönliche Daten“ wird Name, Organisation, Sprache und Geburtstag des Kontaktes angegeben. Unter Kontaktdaten haben Sie die Möglichkeit Telefonnummern, Emailadressen, Adressen oder Sonstiges, wie Social Media Accounts, hinzuzufügen. Sie können beliebig viele Werte eingeben. Des Weiteren kann markiert werden, welche Adresse oder Emailadresse die bevorzugte unter den angelegten ist, diese wird dann bei Emails oder Belegen berücksichtigt.
Unter Sonstiges haben Sie die Möglichkeit weitere Telefonnummern oder Adressen hinzuzufügen, wenn Ihnen die vorgegebenen Spalten nicht ausreichen.
Dynamische Links
Der allgemeine Teil des Links und das Ersetzungsfeld, das individuell pro Kontakt belegt wird, lassen sich in der Konfiguration einstellen. In den CRM-Einstellungen findet sich dafür innerhalb des Bereichs „Kontakte“ der Abschnitt „Dynamische Links“. Dort können Sie im Feld „Name“ den allgemeinen Teil des dynamischen Links eintragen. Dieser ist für alle Kontakte identisch. Darunter tragen Sie den individuellen Linkteil ein, hierfür stehen über die Glühbirne einige Platzhalter zur Verfügung.
Details
Unter Details haben sie die Möglichkeit,
- Kampagnen zuzuordnen,
- Assistenz, bzw. Vorgesetzte anzugeben,
- einen oder zwei Key Account Manager festzulegen,
- den Kontakt zu bewerten,
- Probleme hinzuzufügen,
- Kategorien einzugeben,
- den Kontaktstatus anzugeben.
Freie Felder #
In der Konfiguration können Sie beliebig viele freie Felder anlegen.
Aktivitäten #
Hier können Sie alle Aktivitäten des Kontaktes einsehen. Insgesamt wird zwischen folgenden Aktivitäten unterschieden:
- Vorgänge
- Zeiten
- Termine
- Tickets
- Emails
- Belege
- Vertriebschancen
Damit haben Sie einen vielfältigen Überblick über alle Aktivitäten des Kontaktes. So können Sie beispielsweise die Termine einsehen oder die Tickets zwischen dem Kontakt und Ihrer Organisation.
Unter Vorgänge werden alle Vorgänge zu einem Kontakt gespeichert. Das heißt, wenn er angerufen wurde oder Sie ihm ein Angebot geschickt haben, wird das in der Vorgangsliste vermerkt. Dadurch ist es möglich, dass auch verschiedene Personen immer auf dem gleichen Informationsstand über den Kontakt sind.
Dateien #
Jeder Kontakt hat seine eigene Dateiablage. In dieser Ansicht sehen Sie alle Dateien, die Sie speziell für den Kontakt gespeichert haben. Dateien können Sie u. a. per Drag & Drop einfügen.
Weitere Informationen zu den Dateien finden Sie im Kapitel „Dateien“.
Forum #
Themen und Umfragen, die Sie aus dem Kontakt-Detailmanager erstellen, werden im Forum unter dem CRM-Forenbereich angelegt.
Externer Zugang #
Der externe Zugang bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Kunden einen eingeschränkten und vereinfachten Zugriff auf das System zur Verfügung zu stellen. Ein externer Zugang kann dem Kontakt zugewiesen werden. Er erhält dann Zugangsdaten, über welche er sich einloggen kann.
Mit dem externen Zugang können Sie Ihren Kunden einen Zugriff auf Tickets, Projektvorgänge und Dateien geben. Über die Konfiguration legen Sie fest, ob die Nutzer nur auf die eigenen Tickets, Projekte oder Dateien zugreifen dürfen oder auch auf die Tickets, Projekte oder Dateien aller anderen Kontakte seiner Organisation