Mithilfe der Festschreibung können Mitarbeiter vergangene Zeitbuchungen fixieren und damit für die Buchhaltung freigeben. Andererseits können damit auch rückwirkende Änderungen in den Zeiterfassungsdaten verhindert werden. Dazu kannst du festlegen, dass Mitarbeiter ab einem bestimmten Datum keine Zeiten mehr buchen oder ändern dürfen. Typische Anwendungsfälle sind die Sicherung von Zeitperioden vor Reports oder Datenexporten.
Die Festschreibung kann entweder manuell erfolgen – durch ein festgelegtes Datum, vor dem keine Änderungen mehr möglich sind – oder automatisch, indem du ein Intervall definierst, nach dessen Ablauf keine Buchungen oder Änderungen mehr möglich sind.
Zudem ist die Festschreibung weiterhin möglich, indem Mitarbeiter manuell ein Freigabedatum setzen. Dieses wurde nun im Sinne der Einheitlichkeit in „Datum der Festschreibung“ umbenannt, funktioniert aber auf die gleiche Art wie bisher.
Manuelle Festschreibung
Die manuelle Festschreibung aktivierst du in der Konfiguration unter Zeiterfassung → Einstellungen.
In der Gruppe „Festschreibung von Zeiten“ stehen drei Optionen zur Auswahl:
- Aus
- Durch Mitarbeiter
- Zentrale Festschreibung
Zusätzlich kann eine Warnung ab x Tagen definiert werden. Befindet sich ein Mitarbeiter innerhalb des Warnzeitraums, wird die Aktion unter „Mein Tag“ in roter Schrift angezeigt – als Unterstützung für den Modus „Durch Mitarbeiter“, die im Nachgang erklärt wird.
Durch Mitarbeiter
Wenn diese Option aktiv ist, kann jeder Mitarbeiter sein eigenes Festschreibedatum (früher: Freigabedatum) festlegen. Unter Mein Tag findest du die Aktion „Festgeschrieben bis [Datum]“. Darüber kann ein neues Datum gesetzt werden.
Bitte beachte: Ein früheres Datum als das bereits gesetzte Festschreibedatum kann nicht ausgewählt werden.
Zentrale Festschreibung
Berechtigte Mitarbeiter können ein Festschreibedatum für alle oder ausgewählte Mitarbeiter setzen. Mitarbeiter ohne Berechtigung sehen die Aktion „Festgeschrieben bis [Datum]“ unter Mein Tag lediglich ausgegraut.
Das Festschreibedatum kann gesetzt werden in:
- der Administrationsliste Arbeitstage (Konfiguration → Zeiterfassung)
- der Mitarbeiterliste im HR-Bereich
- im Mitarbeiterüberblick unter Projekten
Beim Ausführen der Aktion öffnet sich ein Dialog. Hier kannst du einzelne Mitarbeiter, Benutzergruppen oder alle Mitarbeiter auswählen. Bei „Datum der Festschreibung“ wird als Standard das älteste Festschreibedatum Ihrer aktuellen Mitarbeiterauswahl angezeigt. Das eingegebene Datum wird dann für alle gewählten Mitarbeiter aktualisiert, sofern es nicht eher als das bisherige Festschreibedatum ist.
Um die zentrale Festschreibung nutzen zu können, benötigst du die Berechtigung „Zentrale Festschreibung“. Dieses Benutzergruppenrecht findest du unter „Berechtigungen“ → „Arbeitstag“.
Manuelles Anpassen des Festschreibedatums
Falls ein Mitarbeiter ein falsches Datum gesetzt hat, kann das Festschreibedatum im HR-Bereich geändert werden.
Gehe dazu in die Mitarbeiterliste, wähle den betroffenen Mitarbeiter aus und öffne in der Gruppe „Mitarbeiter“ → „Regeln und Einstellungen“ den Bereich „Rückwirkende Änderungen“. Dort lässt sich das Datum jederzeit anpassen.
Automatische Festschreibung
Die automatische Festschreibung kann getrennt für Anwesenheitszeiten und Projektzeiten eingerichtet werden.
Konfiguration
Die automatische Festschreibung kann hier in zwei unterschiedlichen Varianten eingerichtet werden.
- Monatlich
Gebe den Tag im Folgemonat an, bis zu dem der Vormonat bearbeitet werden darf. Beispiel: Wenn du im September den Wert 15 einträgst, können Zeiten für August bis einschließlich 15. September geändert werden. - Wöchentlich
Wähle einen Wochentag und eine Uhrzeit. Sobald dieser Zeitpunkt erreicht ist, kann die vorherige Periode nicht mehr bearbeitet werden.
Mitarbeiter-Einstellung
Damit die automatische Festschreibung wirkt, muss sie beim jeweiligen Mitarbeiter aktiviert sein.
Rückwirkende Änderungen
Zusätzlich zu den Regeln der Festschreibung gelten auch weiterhin die Regeln der Rückwirkenden Änderungen.
