Freie (Eingabe-)Felder ergänzen die vorhandenen Eigenschaften von Elementen um individuelle Daten. Diese Elemente können unter anderem Projekte, Tickets oder auch Belege sein. Häufig kommen Freie Felder im CRM zum Einsatz, um den eigenen Prozess noch besser in teamspace abzubilden. Beispiele:
- Auswahlfeld, wie wurde der Kunde geworben
- Freitext über das letzte Feedback vom Kunden
- Checkbox, ob ein NDA unterschrieben wurde
Wann ist ein Freies Feld sinnvoll? #
Freie Felder sind vor allem dann sinnvoll, wenn Sie Elemente anhand einer Eigenschaft wieder finden möchten. Freie Felder lassen sich ebenso filtern, wie Systemfelder.
Auch wenn Sie alle Notizen zu einem Element strukturiert halten möchten, sind Freie Felder vom Typ Auswahl, oder Checkbox ein guter Weg, um den „Wildwuchs“ in Beschreibungsfeldern einzudämmen.
Was sind die Grenzen der Freien Felder? #
Der sicherlich größte Nachteil Freier Felder gegenüber den nativen Eigenschaften eines Elements ist die fehlende Bedeutung aus Sicht der Software. Der Name eines Freien Felds ist für teamspace nur „Schall und Rauch“. Weder kann teamspace die Plausibilität einer Eingabe prüfen, noch können komplexe Analysen oder Prozesse mit den Daten gefüttert werden.
Wenn eine Eigenschaft die Funktion beeinflussen soll, ist eine Erweiterung von teamspace in Form einer Kundenentwicklung nötig.
Ein weiterer Nachteil der Freien Felder ist technischer Natur: Werden zu viele Freie Felder verwendet und gleichzeitig angezeigt, kann dies einen negativen Effekt auf die Geschwindigkeit der Software haben. Erstellen Sie deshalb nur Freie Felder, die Sie auch wirklich innerhalb der Software brauchen.
Feldtypen #
Der Feldtyp bestimmt die Darstellung und Eingabemöglichkeiten des Freien Felds. Der Feldtyp kann nachträglich nicht mehr geändert werden.
Feldtyp Text #
Ein einfaches Eingabefeld für einzeiligen, unformatierten Text. Nützlich für Stichworte oder Kennungen wie Referenznummern.
Feldtyp Datum #
Eingabefeld mit Kalender-Widget zur Eingabe eines Datums (ohne Uhrzeit).
Feldtyp Zahl #
Dieses Eingabefeld ist für numerische Werte gedacht. Weitere Optionen bestimmen die erlaubte Anzahl an Nachkommastellen, sowie die in Dialogen und Listen angezeigte Einheit. Zum Beispiel lässt sich damit ein Freies Feld „Fläche“ abbilden, mit der Einheit „qm“ und drei Nachkommastellen.
Feldtypen Textarea und formatierter Text #
Mit diesen Typen erlauben die Eingabefelder mehrzeiligen Text mit Umbrüchen. Formatierter Text bietet darüber hinaus eine Werkzeugleiste, mit der der Text formatiert werden kann (Schriftstil, Farbe usw.).
Feldtypen Auswahl und Auswahl (Hierarchie) #
Auswahlfelder erlauben nicht die freie Eingabe von Werten, sondern nur die Auswahl aus einer vorgegebenen Liste bzw. Baumstruktur an Werten. Als Faustregel sollten nicht mehr als 10 Werte zur Auswahl stehen, in verschachtelten Baumstrukturen sollten es ebenfalls nicht mehr als 10 „auf einmal“ sein. Eine zu große Auswahl ist bei diesem Feldtyp nicht sehr benutzerfreundlich – hier dient der Feldtyp Auswahl (Datenbank) als Alternative.
Feldtyp Auswahl (Datenbank) #
Der Name dieses Feldtyps wirkt abschreckend. Gemeint ist, dass bei diesem Feldtyp tausende Auswahlmöglichkeiten hinterlegt werden können. Das Eingabefeld ist dann kein Dropdown, sondern ein Suchfeld, in dem die Anzahl der Auswahlmöglichkeiten während der Eingabe immer weiter eingeschränkt wird.
Die Liste der Werte zu diesem Feld wird in einer eigenen Tabelle gespeichert, die Sie in der Konfiguration unter Freie Felder Optionen finden. Hier können Sie die Werte auch per Excel-Import einpflegen.
Feldtyp Checkbox #
Ein Freies Feld für einfache ja/nein-Eigenschaften. Beispielsweise „besitzt der Mitarbeiter ein Job-Ticket?“.
Feldtyp Relation #
Relationsfelder erlauben die Verknüpfung zweier Elemente. Beispielsweise können damit Projekte um ein Relations-Feld „Bauleiter“ zur Auswahl eines Kontaktes erweitert werden.
Feldtyp KPI #
Ein kompliziertes aber mächtiges Werkzeug ist der Feldtyp KPI (Key Performance Index). Es handelt sich hier nicht um ein Eingabefeld. Dieser Feldtyp erlaubt die Auswertung eines Elements über eine Formel und einem numerischen Ergebnis. Beispiele sind die Home Office Quote oder die Gegenüberstellung Abrechenbarer Zeiten und gesamte Anwesenheitszeit.
Feldtyp Ersetzungsvorlage #
Auch hierbei handelt es sich nicht um ein Eingabefeld. Mit einer Ersetzungsvorlage können mehrere Eigenschaften eines Elements schriftlich zusammengefasst werden. Ein Grundtext enthält Platzhalter, die dann bei der Darstellung in einer Liste, durch die jeweiligen Eigenschaften eines Elements ersetzt werden.
Eigenschaften eines Freien Felds #
Zugriff #
Da teamspace nicht wissen kann, worum es sich bei dem Inhalt eines Freien Feldes handelt, sind Freie Felder zunächst an die grundlegende Sichtbarkeit des jeweiligen Elements geknüpft.
Eine Einschränkung der Sichtbarkeit ist über die Auswahl einer Schutzklasse möglich. Mitarbeiter ohne diese Schutzklasse können das Freie Feld nicht nutzen/sehen.
Bei Freien Feldern für das Modul Mitarbeiter gibt es eine zusätzliche Berechtigungseinstellung, da hier beim Datenschutz oft eine Organisationsstruktur berücksichtigt werden muss. Hier steht zur Auswahl, ob das Freie Feld bei Kollegen angezeigt wird…
- für die Kollegensichtbarkeit besteht (schwächste Anforderung)
- Teamverantwortung besteht
- HR-Zugriff möglich ist (stärkste Anforderung)
Anzeigeeinstellungen #
Wählen Sie hier bitte aus in welchen Dialogen und Listen das Freie Feld angezeigt werden kann, wie es gesucht werden kann und ob es in einem eigenen Bereich (Abschnitt) dargestellt werden soll.