Im Termin-Detaildialog könnt ihr bereits bestehende Termine bearbeiten. Es stehen folgende Unterseiten zur Verfügung:
Eigenschaften
Teilnehmer
Zugriffsregeln
Alarme
Der Dialog lässt sich aus verschiedenen Ansichten heraus aufrufen, sodass ihr immer schnell Zugriff auf die Details habt.
Eigenschaften
Unter „Eigenschaften“ werden die grundlegenden Details eines Termins festgelegt. Dazu gehören der Name, die Zeit und die Beschreibung des Termins. Außerdem könnt ihr den Termin einer bestimmten Kategorie zuweisen oder einen festen Ort für den Termin angeben. Wenn der Termin einem Projekt oder einer Vertriebschance zugeordnet ist, habt ihr die Möglichkeit, direkt aus dem Termin auf beides zuzugreifen.
In der Infobox auf der linken Seite seht ihr den Zustand der Terminteilnehmer. Diese können einem offenen Termin zusagen (grüner Punkt), absagen (roter Punkt) oder unter Vorbehalt zusagen (gelber Punkt). Wenn die Teilnehmer eine dieser Aktionen durchführen, erscheint hinter ihrem Namen das entsprechende Zeichen.
Außerdem habt ihr die Möglichkeit, aus dem Termin eine Serie zu erstellen. Serientermine wiederholen sich nach einem festgelegten Muster automatisch.
Um aus einem Termin eine Serie zu machen, klickt ihr einfach im Abschnitt „Wiederholung“ auf den „Regel“-Button und definiert eine Wiederholungsregel.
Ihr könnt auch eine Abbruchregel festlegen, die dafür sorgt, dass die Serie nach einer bestimmten Anzahl von Terminen oder einem festgelegten Datum nicht weiter vervielfältigt wird.
Teilnehmer
Unter dem Tab „Teilnehmer“ findet ihr einen Zeitstrahl, der anzeigt, ob ein Teilnehmer zum Zeitpunkt des Termins bereits für etwas anderes eingeplant ist oder ob seine Zeit „frei“ ist. Das bedeutet, er ist weder als Ressource eingeplant noch in einem überschneidenden Termin als Teilnehmer eingetragen. So könnt ihr schnell erkennen, ob der Teilnehmer verfügbar ist.
Im Bild ist zu sehen, dass die Benutzerin „Christina Hofmann“ keine Zeit hat, um an dem gewählten Termin teilzunehmen. Durch den grauen Balken wird signalisiert, dass sie bereits für einen anderen Termin eingeplant ist oder als Ressource für ein Projekt verplant wurde. Der kleine rote Balken zeigt den Zeitraum des geplanten Termins, der mit dem bereits verplanten Termin oder der Ressource kollidiert. Wenn für den geplanten Zeitraum nichts anderes eingetragen ist, wird der Balken grün angezeigt.
Neue Mitarbeiter könnt ihr einfach über die linke Aktionsbox in diesem Tab hinzufügen. Klickt einfach auf den gewünschten Namen, und schon gehört diese Person zu den Teilnehmern. Alternativ könnt ihr auch nach einem Kontakt oder Mitarbeiter über das Suchfeld suchen.
Zugriffsregeln
Es gibt drei Stufen des Zugriffs auf einen Termin oder eine Ressource:
Die Zugriffsrechte regeln, wer welchen Eintrag sehen oder bearbeiten darf.
Ihr könnt zwischen den Zugriffsmodi ganz einfach in der linken Aktionsbox umschalten.
Öffentlich: Kann nicht konfiguriert werden, der Eintrag ist für jeden sichtbar.
Eingeschränkt: Kann konfiguriert werden. Hier legt ihr fest, welche Teilnehmer, Mitglieder oder Gruppen bestimmte Rechte zum Lesen oder Schreiben haben. Nur diese Personen können die Einträge entsprechend den festgelegten Rechten sehen oder bearbeiten.
Unter der Beschreibung des eingeschränkten Zugriffsmodells könnt ihr eine Gruppe oder Person mit bestimmten Zugriffsrechten ausstatten. Teilnehmer erhalten standardmäßig nur Leserechte. Wenn ihr ein Zugriffsrecht hinzufügen wollt, wählt ihr unter „Gruppe“ die Zielperson oder -gruppe aus, bestimmt im Feld „Zugriff“ die gewünschten Rechte und klickt auf den „Regel hinzufügen“-Button. Ihr könnt diese Rechte jederzeit ändern oder entziehen, solange ihr selbst das Recht „Voller Zugriff“ besitzt.
Privat: Kann nicht konfiguriert werden, der Eintrag ist nur für den Besitzer sichtbar.
Alarme für einen Termin
Über den „Alarme“-Tab könnt ihr eine Benachrichtigung für euren Termin festlegen. Diese wird dann vom System zum festgelegten Zeitpunkt verschickt. Es stehen verschiedene Zustellmethoden zur Auswahl:
Popup
Benachrichtigung
Interne Nachricht
SMS
E-Mail
Per Report
Ihr könnt die Alarme entweder vom Zeitpunkt des Termins abhängig machen oder einen eigenen Benachrichtigungszeitpunkt festlegen.
Nach dem Erstellen werden die Alarme in der Liste angezeigt, sodass ihr immer den Überblick behaltet.
Ressourcenverteilung
Habt ihr keine Termine, sondern eine Ressource geplant, erscheint zusätzlich der Tab „Ressourcenverteilung“. Hier könnt ihr nachverfolgen, wie diese Ressource eingeplant wurde und um welche Ressource es sich genau handelt.
Falls zum Beispiel ein Mitarbeiter für die Arbeit an einem Projekt vorgesehen ist, aber die entsprechende Zeit nicht auch auf dieses Projekt gebucht wird, wird die Planung rot dargestellt, um eine mögliche Kollision oder Unstimmigkeit sichtbar zu machen.
So könnt ihr einfach nachvollziehen, wie viel Arbeit tatsächlich an dem Projekt stattgefunden hat und an welchem Tag das Soll erfüllt wurde oder die Planung wie vorgesehen umgesetzt wurde. Das hilft euch, den Überblick über den Fortschritt und die Effizienz der Ressourcennutzung zu behalten.
Termin löschen
Termine können aus verschiedenen Ansichten heraus gelöscht werden. Im Termindetailmanager findet ihr in der Aktionsbox die Option „Kalendereintrag löschen“. Alternativ könnt ihr einen Termin auch über „Alle Aktionen anzeigen“ im Kalender löschen. Wenn ihr mehrere Termine löschen möchtet, könnt ihr das auch über die Mehrfachauswahl tun.