Allgemeiner Hinweis #
Mit Wirkung zum 01.01.2025 sind Unternehmen verpflichtet, für im Inland steuerbare Umsätze den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr zu ermöglichen – ohne vorherige Zustimmung des Empfängers. Für den Versand gelten Übergangsfristen.
Bei E-Rechnungen handelt es sich um elektronische Rechnungen, die anders als Papier- und PDF-Rechnungen in einem strukturierten XML-Format vorliegen und rein digital übermittelt werden. Alle wichtigen Informationen zu E-Rechnungen im Allgemeinen sowie zur gesetzlichen Pflicht finden Sie im folgenden Blogbeitrag zu E-Rechnungen.
Die beiden in Deutschland gängigen Formate für E-Rechnungen sind ZUGFeRD und XRechnung. Beide basieren auf der EU-Richtlinie 2014/55 und der Norm EN 16931. Genauere Informationen zu beiden Formaten finden Sie in diesem Beitrag zu ZUGFeRD und XRechnung
Zur Einrichtung von E-Rechnungen empfehlen wir einen Termin mit einem unserer Berater, um die Voraussetzungen zu prüfen, benötigte Einstellung gemeinsam durchzuführen und um auf individuelle Einstellungsmöglichkeiten eingehen zu können.
Voraussetzungen #
Standards und Pflichtfelder #
Damit die E-Rechnung am Ende auch alle Daten korrekt beinhaltet und vom Rechnungsempfänger angenommen werden kann, müssen gewisse Voraussetzungen erfüllt sein.
- Bruttokalkulation in der Konfiguration auf Steuerbasisbetrag einstellen
- Vollständigkeit der Adressangaben im CRM: Sowohl die interne Anschrift als auch die des Rechnungsempfängers müssen vollständig sein, inklusive Land.
- Kontodaten des Rechnungsstellers müssen angegeben werden. Hierfür muss (mindestens) ein Bankkonto im System angelegt und im CRM-Eintrag des Unternehmens eingetragen werden.
- PDF-A3 kompatibles Layout (Schriftarten und Bilder), evtl. ist hierfür eine Layout-Anpassung nötig.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, ist dies noch keine Garantie für eine reibungslose Abwicklung, da immer noch individuelle Angaben vom Rechnungsempfänger gefordert werden können, die im Standard nicht als Pflichtangaben definiert sind (z. B. Leitweg-ID).
Leitweg-ID #
Die Leitweg-ID ist eine deutsche Anpassung der Norm, um Rechnungen innerhalb von Organisationen der mittelbaren und unmittelbaren Bundesverwaltung genauer adressieren zu können. Für die Leitweg-ID wird das Feld „Buyer Reference“ (BT-10, deutsch: Käufer-Kennung) verwendet. Sie finden das Feld Käufer-Kennung im CRM-Kontakt des Empfängers. Falls nicht sichtbar, muss es ggf. in der Konfiguration unter CRM > Einstellungen aktiviert werden.
Konfiguration #
Allgemeine Einrichtung #
Aktivieren Sie in der Konfiguration unter Finanzen -> Belege zunächst den Schieberegler für die Einstellung für ZUGFeRD- und XRechnung. In der darunterliegenden Auswahl für die Fakturierung können Sie entscheiden, ob standardmäßig alle zukünftigen Rechnungen als E-Rechnung erstellt werden sollen, oder ob dies nur für vereinzelte Kunden oder Vorlagen geschehen soll.
Wünschen Sie die Fakturierung mit ZUGFeRD- bzw. XRechnung nur für bestimmte Kunden, können Sie dies in den Stammdaten der entsprechenden Organisationen einstellen.
Standard-Eingangsartikel anlegen #
Damit die einzelnen Positionen Ihrer Eingangsrechnungen ins System übertragen werden können, verwendet die Software einen Standard-Eingangsartikel. Sie können diesen zunächst im Artikelstamm anlegen.
Dafür empfehlen wir, einen neuen Artikel mit dem Zweck „Einkauf“ anzulegen. Anschließend hinterlegen Sie diesen Artikel unter Konfiguration > Finanzen > Einstellungen > Belege. Dort finden Sie im Abschnitt „ZUGFeRD- und X-Rechnung EN16931“ das Feld „Standard Einkaufsartikel“. Dort tragen Sie den neu erstellten Artikel ein.
Dieser Artikel wird für jede Position Ihrer Eingangsrechnung erzeugt und mit dem Namen, der Beschreibung, dem Preis usw. der konkreten Position überschrieben.
E-Rechnungen empfangen #
Sie können E-Rechnungen wie herkömmliche Rechnungen per Mail empfangen. Erkennt das System eine E-Rechnung im Anhang (egal ob im Format ZUGFeRD oder XRechnung), markiert es diese mit einem Barcode-Symbol.
Sie können diesen Anhang anklicken und im folgenden Dialog „Eingangsrechnung erzeugen“ auswählen. Daraufhin öffnet sich ein Dialog, der alle Daten der E-Rechnung beinhaltet. Sind diese korrekt, können Sie die Eingangsrechnung mit Klick auf „Weiter“ erzeugen.
Unter dem Belegdaten-Reiter finden Sie im Folgenden alle Informationen, die aus den jeweiligen Feldern der E-Rechnung ausgelesen wurden. Über den Reiter „Vorschau“ sehen Sie eine menschenlesbare PDF-Version der Rechnung.
E-Rechnungen versenden #
Ist die Fakturierung mit ZUGFeRD- bzw. XRechnung aktiviert, wird bei Rechnungserstellung automatisch eine ZUGFeRD- und XRechnung erstellt. Diese finden Sie im Datei-Reiter des Belegs.
Wollen Sie eine ZUGFeRD Rechnung nun versenden, können sie diese wie gewohnt per Mail versenden. Ist der Versand einer XRechnung gewünscht, ergänzen Sie einfach die entsprechende XML-Datei im Anhang und entfernen Sie ggf. die PDF-Datei.