Anwesenheitszeiten erfassen #
Die Anwesenheitserfassung ist optional und kann zusätzlich zur Projektzeiterfassung genutzt werden.
Es werden Arbeitsbeginn und Arbeitsende einfach per Mausklick erfasst. Die Anwesenheitszeit kann nach Office, Home Office oder Externer Arbeit unterteilt werden.
Neben den Anwesenheitszeiten werden die Pausenzeiten erfasst. Für die Pausenzeiten können allgemeine Pausenregelungen hinterlegt werden.
Kategorien An-/Abwesenheit #
Mit An-/Abwesenheitskategorien können besondere Regeln für die An-/Abwesenheitserfassung konfiguriert werden. Es können Kategorien der Typen An- und Abwesenheitszeit, Urlaub und Krankmeldungen definiert werden. Über die Kategorien kann das System viele Berechnungen automatisch durchführen wie beispielsweise die Berechnung von Arbeitszeit und Resturlaub.
Generell kann das Erscheinungsbild der Kategorien im System definiert werden und wie Zeiten der Kategorien aus der Sicht von Kollegen dargestellt wird.
An-/Abwesenheitszeit #
Über diesen Typ können An-/Abwesenheitszeitkategorien angelegt werden, über die beispielsweise Anwesenheit im Büro, Homeoffice oder Arbeit an verschiedenen Standorten abgebildet wird. Weiterhin lassen sich Kategorien wie Gleitzeit einstellen. Bei Kategorien dieses Typs kann festgelegt werden, ob Start und Ende der Zeiten per Check-in und Check-out erfasst werden müssen oder ob die Angabe einer Dauer ausreicht. Außerdem können Sie bestimmen, ob die Anwesenheit im Voraus eingeplant werden kann, dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben wird, oder relevant für die Ermittlung einer Tageshöchstgrenze ist. Je nach Konfiguration kann definiert werden, ob diese Kategorie nur von bestimmten IP-Adressen gebucht werden darf, ob nur Zeiten innerhalb hinterlegter Bürozeiten für die Ermittlung von Arbeitszeit berücksichtigt werden und ob Pausen anhand der Regeln automatisch eingepflegt werden sollen.
Urlaub #
Bei Kategorien des Typs Urlaub kann eingestellt werden, ob Abwesenheiten dieser Kategorie dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden. Es kann definiert werden, ob gebuchte Tage vom Urlaubskonto abgezogen werden, ob sie im Falle von Krankheit aus dem System entfernt werden und ob Zeiten dieser Kategorie bei der Berechnung des Tageslimits berücksichtigt werden. Ebenfalls kann hier eingestellt werden, ob eine erfasste Abwesenheit dieser Kategorie von einem Prüfer genehmigt werden muss.
Die klassischen Beispiele für Abwesenheiten dieses Typs sind Urlaub, unbezahlter Urlaub, Überstunden-Abbau und Sonderurlaub.
Krankmeldung #
Diese Abwesenheitskategorie dient der Erfassung von Krankheitstagen. Durch Abwesenheitskategorien dieses Typs können verschiedene Fälle unterschieden werden (z. B. krank, Kind krank). Krankmeldungen füllen grundsätzlich das Arbeitszeitkonto der betroffenen Tage auf.
Urlaub bei Krankheit freigeben #
Mit der Einstellung „Bei Krankheit entfernen“ einer Urlaubs-Kategorie kann bestimmt werden, was mit einem Urlaub dieser Kategorie passiert, wenn ein Mitarbeiter in diesem erkrankt. Urlaubstage einer Kategorie, bei der diese Einstellung aktiviert wurde, werden entfernt, sobald eine Krankmeldung für einen Tag eingetragen wird, an dem solch ein Urlaub vorliegt. Der Urlaubsantrag wird hierdurch weder gelöscht noch storniert, lediglich der Zeitraum wird um die Anzahl der Krankheitstage während des Urlaubs reduziert. Bereits beim Anlegen der Krankmeldung wird im Dialog ersichtlich, wie viele Urlaubstage betroffen sind. Über die Löschung der Urlaubstage werden sowohl der Mitarbeiter als auch diejenigen Personen informiert, die über das Recht verfügen, genehmigte Urlaube als gebucht zu markieren.
Urlaub beantragen und genehmigen #
Über Zeiterfassung – Mein Urlaub erreichen Sie die Seite zum Verwalten und Kontrollieren ihrer Urlaubsanträge.
Mit der Software ist es dem Bearbeiter möglich, seinen Urlaub online zu beantragen. Über ein Antragsformular kann er einen entsprechenden Urlaubsantrag versenden, der dann bei der zuständigen Person zur Genehmigung bzw. Prüfung angezeigt wird.
Vorgesetzte und Projektleiter haben mit dieser Funktion einen strukturierten Überblick über genehmigte und noch offene Urlaubsanträge und können so ideal ihre Kapazitäten und Ressourcen planen.
Über die Aktionsbox lassen sich neue Urlaubsanträge erstellen. Bei der Erstellung des Urlaubsantrags kann man wählen, ob Erholungsurlaub, Sonderurlaub oder gegebenenfalls Abbau von Überstunden beantragt werden soll. Ebenfalls wählen Sie aus, ob Sie ganze oder halbe Tage Urlaub haben wollen. Wählt man einen Zeitraum aus, wird der beantragte Zeitraum angezeigt und der Resturlaub des aktuellen Jahres.
Sobald Sie den Urlaubsantrag versendet haben, bekommt derjenige im Unternehmen, der für die Genehmigung der Urlaubsanträge zuständig ist einen Hinweis. Er kann nun den Antrag genehmigen oder ablehnen. Dies findet im HR-Modul statt.
In der Zusammenfassung werden Arbeitszeit, Urlaub und Überstunden dargestellt.
Die Arbeitszeit zeigt die aktuelle Wochenarbeitszeit. Unter Urlaub wird aufgeführt, wie viel Urlaubsanspruch man in dem aktuellen Jahr hat, nach dem Jahreswechsel kann man ebenfalls den Resturlaub aus dem Vorjahr entnehmen. Es wird angezeigt, wie viel Urlaub man bereits genommen hat und wie viel Tage der Resturlaub beträgt. Bei den Überstunden wird der aktuelle Überstundenwert angezeigt.
Bei jedem der Bereiche kann man sich über eine Lupe einen detaillierteren Bericht anzeigen lassen.
In dieser Ansicht werden alle geplanten und genehmigten Urlaube angezeigt. Über die Berechtigungsgruppen wird gesteuert, welcher Vorgesetzte für welchen Mitarbeiter Urlaub genehmigen darf. Ein Vorgesetzter sieht alle Urlaubsanträge, die er genehmigen darf.
Um einen Urlaubsantrag zu genehmigen, klicken Sie mit der Maus auf die jeweilige Zeile.
Im unteren Bereich erscheinen sodann alle Urlaubsanträge, die plus minus eine Woche in diesem Zeitbereich fallen. Damit hat der Vorgesetzte einen guten Überblick darüber, wie viele Urlaube parallel zu dem jetzt zu genehmigenden existieren. Um den Urlaubsantrag zu genehmigen, klickt er auf den grünen Haken, um ihn abzulehnen auf das rote Kreuz.
Krankmeldung #
In dieser Ansicht werden alle Krankheitszeiträume dargestellt.
Es wird unterschieden, ob eine ärztlich bescheinigte Krankmeldung (Entschuldigung) vorliegt oder nicht. Wer wen krankmelden darf, wird durch die Berechtigungsgruppen geregelt. Wenn ein Mitarbeiter sich selbst krankmelden darf, kann er dies unter Home/Zeiterfassung tun.