Dieser Abschnitt beschreibt die verschiedenen Möglichkeiten zur Verwaltung von Positionen und deren Verknüpfung mit Projekten, sowie die Abrechnungskriterien und Vertragsdaten, die für Aufträge festgelegt werden können.

Zuordnung der gebuchten Zeiten zu den Positionen:

Um eine präzise Zuordnung von Zeitbuchungen zu den richtigen Positionen und damit eine korrekte Abrechnung sicherzustellen, gibt es eine Reihe von Regeln, die konfiguriert werden können. Wenn mehrere Positionen mit einem Projektelement verknüpft sind, werden folgende Kriterien angewendet, um festzulegen, welche Position bei welcher Zeitbuchung berücksichtigt wird:

1. Priorität:
   Wenn mehrere Positionen mit einem Projektelement verknüpft sind, wird die Position mit der höheren Priorität zuerst angesprochen. So wird sichergestellt, dass die wichtigsten oder vorrangigen Positionen bei der Zeitbuchung berücksichtigt werden.

2. Allen verrechenbaren Zeiten zuordnen:
   Wenn diese Regel aktiviert ist, werden unabhängig von anderen verknüpften Positionen alle verrechenbaren Zeiten dieser Position zugeordnet. Diese Option sorgt dafür, dass alle für die Position relevanten Zeiten auch wirklich zugeordnet werden.

3. Max. abrechenbare Zeit:
   Hier wird festgelegt, wie viele Projektzeiten maximal mit dieser Position abgerechnet werden können. Zeiten, die diesen Wert überschreiten, werden nicht berücksichtigt oder – wenn das Projektzeit-Splitting aktiviert ist – auf die zulässige Grenze aufgeteilt.

4. Max. gilt pro X Zeiteinheiten:
   Diese Regel hängt mit der maximal abrechenbaren Zeit zusammen. Sie legt fest, dass die Grenze für die abrechenbare Zeit auf eine bestimmte Zeiteinheit (z. B. Monat, Quartal) angewendet wird. So kann die maximale abrechenbare Zeit auf regelmäßige Zeiträume wie Monate oder Jahre begrenzt werden.

5. Zeiteinheiten:
   In diesem Feld wird festgelegt, welche Zeiteinheit (z. B. Tage, Wochen, Monate) für die „Max. gilt pro X Zeiteinheiten“-Regel verwendet wird.

6. Rubrik und Bereich:
   Diese Option erlaubt es, die Zeitbuchungen einer Position anhand der Rubrik oder des Bereichs zuzuordnen, die während der Zeitbuchung ausgewählt werden. Wenn eine Position mit einer bestimmten Rubrik oder einem Bereich verknüpft ist, werden nur die Zeiten, die diesen gleichen Rubrik/Bereich haben, dieser Position zugeordnet.

7. Bearbeiter:
   Hierbei wird festgelegt, dass nur Zeitbuchungen von bestimmten Bearbeitern (Mitarbeitern) der Position zugeordnet werden. Wenn die Position mit einem oder mehreren Bearbeitern verknüpft ist, werden nur Zeitbuchungen dieser Mitarbeiter berücksichtigt.

8. Von-Bis:
   Diese Regel legt fest, dass nur Zeitbuchungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums der Position zugeordnet werden. Es wird nur die Zeit berücksichtigt, die innerhalb des angegebenen Zeitrahmens gebucht wurde.

Rechnungserstellung:

Für jede Position kann festgelegt werden, unter welchen Bedingungen sie abgerechnet wird. Erst wenn das eingestellte Kriterium erfüllt ist, wird die Position als „jetzt abzurechnen“ markiert. Es gibt verschiedene Kriterien, die zur Abrechnung führen:

1. Frühster nächster Abrechnungstermin:
   Eine Position wird erst dann zur Abrechnung freigegeben, wenn der angegebene früheste Abrechnungstermin erreicht ist.

2. Projektfortschritt:
   Die Position wird zur Abrechnung freigegeben, sobald der Projektfortschritt den eingetragenen Wert erreicht. Hierbei muss die Position mit dem entsprechenden Projektelement verknüpft sein.

3. Projektstatus:
   Eine Position wird dann zur Abrechnung freigegeben, wenn im Projekt der angegebene Status erreicht ist. Auch hier muss die Position mit dem passenden Projektelement verknüpft sein, um die Abrechnung auszulösen.

Vertragsdaten im Auftrag:

Die Vertragsdaten im Auftrag geben den Status des Vertragsverhältnisses mit dem Kunden an und definieren, wie der Auftrag abgewickelt wird. Hier stehen folgende Optionen zur Verfügung:

1. Einmalige Abwicklung:
   Der Auftrag wird einmalig abgewickelt, und es sind keine weiteren Verlängerungen vorgesehen. Hier können Start- und Enddatum des Auftrags eingetragen werden.

2. Automatische Verlängerung:
   Dieser Vertragstyp sieht vor, dass sich der Auftrag nach Ablauf eines definierten Zeitraums automatisch verlängert, solange er nicht gekündigt wird. Hierzu können Fristen und Bedingungen für die Verlängerung festgelegt werden.

3. Pausiert:
   Der Vertrag oder Auftrag befindet sich in einer Pause, wodurch keine weiteren Aktivitäten oder Abrechnungen stattfinden.

4. Fertig:
   Der Auftrag ist abgeschlossen, und keine weiteren Maßnahmen sind erforderlich.

5. Gekündigt:
   Der Vertrag oder Auftrag wurde gekündigt, und keine weiteren Leistungen oder Abrechnungen werden durchgeführt.

Zusammenfassung:

Die vielfältigen Regeln zur Zeitzuordnung und Abrechnung von Positionen bieten eine hohe Flexibilität, um sicherzustellen, dass die Projektzeiten korrekt erfasst und abgerechnet werden. Gleichzeitig können durch die Definition von Vertrags- und Abrechnungsdaten im Auftrag präzise Vorgaben für die Laufzeit und Abrechnung des Auftrags gemacht werden. So lässt sich eine effiziente Verwaltung und Abrechnung von Projekten und Positionen gewährleisten.