CRM – Kunden, Kontakte und Projekte zentral verwalten
Das CRM in teamspace unterstützt dich dabei, Kunden, Firmen und Kontakte übersichtlich zu organisieren und direkt mit deinen Projekten zu verknüpfen.
So hast du alle relevanten Informationen an einem Ort – vom ersten Kundenkontakt bis zur laufenden Projektarbeit.
In diesem Bereich erhältst du einen Überblick über die wichtigsten CRM-Funktionen und findest weiterführende Anleitungen für den Einstieg und die tägliche Arbeit.
Was kannst du mit dem CRM in teamspace machen?
Mit dem CRM schaffst du eine zentrale Datenbasis für dein Team und vermeidest doppelte oder widersprüchliche Informationen.
Du kannst unter anderem:
Firmen und Kunden zentral verwalten
Kontakte und Ansprechpartner strukturiert pflegen
Kunden und Kontakte direkt mit Projekten verknüpfen
Ansprechpartner projektübergreifend wiederverwenden
Transparenz für Teams, Projekte und Abrechnung schaffen
Das CRM bildet damit die Grundlage für effiziente Projektarbeit und eine saubere Organisation deiner Kundendaten.
Einführung
Mit dem CRM-System werden alle Daten, die Interessenten, Kunden und Lieferanten betreffen, verarbeitet. Es handelt sich damit zum einen um ein Modul zur Verwaltung eurer Kontakte und Adressen. Diese Daten lassen sich in vielen anderen Systembereichen nutzen, beispielsweise dem Ticketsystem oder für Belege. Zudem könnt ihr den CRM-Bereich für euer Vertriebswesen nutzen, um Leads zu erfassen, ihren Weg durch den Vertriebstrichter zu verfolgen und Vertriebsaktivitäten zu planen und zu dokumentieren.
Einen Überblick über die Funktionen und Daten des CRM Moduls geben wir euch in diesem Video!
CRM-Funktionen im Überblick
Die CRM-Funktionen in teamspace sind modular aufgebaut und greifen nahtlos ineinander.
Hier findest du die wichtigsten Bereiche im Überblick:
🧩 Firmen & Kunden
Lege Firmen und Kunden an und pflege zentrale Informationen wie Adresse, Kontaktdaten und Zuordnungen.
→ Firmen im CRM anlegen und bearbeiten
👤 Kontakte & Ansprechpartner
Verwalte Ansprechpartner mit Rollen, Kontaktdaten und Zuordnung zu Firmen oder Projekten.
→ Kontakte im CRM verwalten
🔗 Verknüpfung mit Projekten
Verbinde Kunden und Kontakte direkt mit Projekten, um jederzeit den Kontext zu behalten.
→ Kunden und Kontakte mit Projekten verknüpfen
🧭 Einheitliche Datenbasis
Nutze dieselben Kunden- und Kontaktdaten in Projekten, Auswertungen und weiteren Modulen.
→ CRM als zentrale Datenquelle nutzen
Typische Einsatzszenarien für das CRM
Das CRM in teamspace eignet sich besonders für projektorientierte Teams und Dienstleister, zum Beispiel für:
Pflege von Kundenstammdaten für laufende und zukünftige Projekte
Nutzung einheitlicher Ansprechpartner über mehrere Projekte hinweg
Schnellen Überblick über Kundenbeziehungen für neue Teammitglieder
Saubere Zuordnung von Projekten, Kunden und Kontakten
So bleibt dein System übersichtlich – auch bei wachsender Projektanzahl.
So startest du mit dem CRM in teamspace
Der Einstieg ins CRM ist einfach und folgt einer klaren Logik:
Firmen und Kunden anlegen
Kontakte und Ansprechpartner erfassen
Kunden und Kontakte mit Projekten verknüpfen
In den verlinkten Anleitungen findest du detaillierte Schritt-für-Schritt-Erklärungen für jeden dieser Bereiche.
Weiterführende Anleitungen
In diesem Hilfecenter findest du weitere Artikel zu speziellen CRM-Funktionen, Einstellungen und Best Practices.
Nutze die einzelnen Anleitungen, um das CRM optimal an eure Arbeitsweise anzupassen.
Struktur der Daten im CRM
Das CRM in teamspace basiert auf einem klaren und konsistenten Datenmodell.
Grundsätzlich gibt es drei zentrale Datenarten, die miteinander verknüpft sind:
Organisationen
Kontakte
Vorgänge
Ergänzend dazu stehen Funktionen für den Vertrieb und die Kundenbetreuung zur Verfügung:
Vertriebstrichter
Vertriebschancen
Kampagnen
VIPs
Keyaccounter
Alle Elemente greifen logisch ineinander und sorgen für eine übersichtliche Struktur deiner Kundendaten.
Zusammenhang der Daten
Eine Organisation kann zum Beispiel eine Firma oder ein privater Haushalt sein.
Jede Organisation verfügt über Kontakte, die als Ansprechpartner fungieren.
Jede Interaktion mit einem Kontakt wird als Vorgang erfasst.
Typische Vorgänge sind zum Beispiel:
Telefonate
Termine
Angebote
E-Mails
So entsteht eine vollständige Historie aller Aktivitäten – sowohl auf Kontakt- als auch auf Organisationsebene.
Vorgänge
Es gibt zwei Arten von Vorgängen:
Offene Vorgänge
Diese werden zu Wiedervorlagen, sobald das definierte Zieldatum erreicht ist.Erledigte Vorgänge
Sie dienen der Dokumentation und bleiben dauerhaft in der Historie erhalten.
So behältst du sowohl anstehende Aufgaben als auch vergangene Aktivitäten im Blick.
Organisationen
Bei Organisationen kannst du neben der Organisationsart auch die Beziehung festlegen, zum Beispiel:
Kunde
Lieferant
Lieferanten und Kunden sind dabei immer Teilmenge der Organisationen.
Auch Vertriebschancen beziehen sich grundsätzlich auf Organisationen.
Kontakte
Adress- und Kontaktdaten werden ausschließlich bei den Kontakten gepflegt.
Diese Daten können jedoch von der Organisation an Kontakte vererbt werden.
Zusätzlich kannst du einen Hauptkontakt festlegen, der zum Beispiel die Firmenadresse repräsentiert.
Vertriebstrichter
Der Vertriebstrichter (Vertriebsfunnel) beschreibt die einzelnen Phasen eines Verkaufsprozesses – vom ersten Kontakt bis zum Abschluss.
Er zeigt dir, in welcher Phase sich ein potenzieller Kunde aktuell befindet.
Ziel: Verkaufschancen systematisch verfolgen und priorisieren.
Vertriebschancen
Eine Vertriebschance beschreibt ein konkretes Verkaufspotenzial mit einem Kunden oder Interessenten.
Sie enthält unter anderem Informationen zu:
aktuellem Status
erwartetem Umsatz
Abschlusswahrscheinlichkeit
geplantem Zeitraum
Ziel: Umsätze realistisch planen und Verkaufsaktivitäten steuern.
Kampagnen
Kampagnen bündeln Marketing- oder Vertriebsmaßnahmen, zum Beispiel Newsletter, Veranstaltungen oder Akquiseaktionen.
Sie zeigen dir, woher Kontakte oder Vertriebschancen stammen und wie erfolgreich einzelne Maßnahmen sind.
Ziel: Wirkung von Marketing- und Vertriebsaktivitäten messbar machen.
VIP
VIPs sind besonders wichtige Kontakte oder Organisationen, die entsprechend gekennzeichnet werden.
So erkennst du sofort, welche Beziehungen besondere Aufmerksamkeit erfordern.
Ziel: wichtige Kunden und Kontakte gezielt betreuen.
Keyaccounter
Der Keyaccounter ist der verantwortliche Ansprechpartner in deinem Unternehmen für einen wichtigen Kunden.
Er kennt die Kundenhistorie, koordiniert die Betreuung und ist zentrale Anlaufstelle für alle Themen.
Ziel: klare Zuständigkeiten und professionelle Kundenbetreuung.
Vorteile des hierarchischen Datenmodells
Dieses Modell bietet dir mehrere Vorteile im täglichen Arbeiten:
Statistische Daten müssen nur einmal pro Organisation gepflegt werden
Mehrere Ansprechpartner pro Organisation sind möglich
Ansprechpartner können das Unternehmen wechseln, ohne Daten zu verlieren
Alle Vorgänge mit einzelnen Personen sind auch auf Organisationsebene sichtbar
Mehrere Projekte pro Organisation mit unterschiedlichen Ansprechpartnern sind möglich
Holding- und Abteilungsstrukturen werden unterstützt
Im Alltag stehen meist die Kontakte im Vordergrund.
Auch Import, Export und Synchronisation erfolgen in der Regel über Kontakte.
In den folgenden Kapiteln erfährst du mehr zu den einzelnen Elementen und deren Nutzung im CRM.