Organisationen

In der Übersicht der Organisation finden Sie gebündelt eine Vielzahl von Informationen. In der Zeitleiste sind alle Vorgänge der Organisation mit Datum aufgelistet, die Sie zuvor als interessant eingestuft haben. Rechts sehen Sie zudem die zuletzt bearbeitete Elemente gegliedert nach ihrer Art. Insgesamt haben Sie einen Überblick über folgende Elementarten:

• Kontakte
• Vertriebschancen
• Vorgänge
• Tickets
• Emails
• Projekte
• Termine
• Belege
• Buchungen
• Kosten
• Dateien

In Klammern sehen Sie immer die Anzahl der jeweiligen Elemente. Mit einem Klick können Sie die einzelnen Elemente auswählen. Außerdem können Sie, wenn Sie auf das Plus „Zeichen“ klicken, neue Elemente erstellen.

Stammdaten #

Im Tabulator „Stammdaten“ werden die grundsätzlichen Daten einer Organisation dargestellt. Diese werden in sieben Bereiche unterteilt:

• Organisation
• Zuordnungen / Konfiguration
• Vertriebsaspekte
• Kundenaspekte
• Lieferantenaspekte
• Servicehinweis
• Firmenadresse
• Besondere Kontakte

Im Organisation-Bereich werden allgemeine Informationen erfasst, die zur Kategorisierung der jeweiligen Organisation beitragen sollen.

Mutterorganisation: Sofern eine übergeordnete Organisation oder Abteilung besteht, können Sie diese hier eintragen.

Name (für Anschrift) / Adressen: Hier können die Organisationsadressen hinterlegt werden. Die Organisation wird regulär als eigener Kontakt in der Kontaktliste geführt. Die bevorzugte Adresse dieses Kontakts wird als Firmenadresse im Steckbrief der Firma angezeigt. Es handelt sich also um einen allgemeinen Kontakt zur Organisation, etwa die Adresse der Zentrale, die Haupttelefonnummer und die Firmenhomepage. Ist Ihr Kunde eine Einzelperson, so ist der Kontakt eben jene Person.

Besitzt der Kontakt mehrere Adressen, so können Sie eine dieser Adressen als Rechnungsadresse und/oder Besucheradresse festlegen.

Abweichende Rechnungsemail: Bei der Anlage von Organisationsadressen können Sie bereits E-Mail-Adressen anlegen. Sollte jedoch zum Versand von Rechnungen eine abweichende E-Mail-Adresse genutzt werden, dann kann diese hier eingetragen werden. Alle Rechnungen werden somit an diese E-Mail-Adresse versendet.

Branchen: Hier können Sie mehrere Branchen eintragen, mit der die Organisation assoziiert wird. Die Branchen lassen sich in der Konfiguration des CRM-Moduls definieren.

Größe: Hier lässt sich die Mitarbeiterzahl der Organisation eintragen. Die Definition der verschiedenen Größen können Sie in der Konfiguration des CRM-Moduls vornehmen.

Letzte Einstufung: Ein Datumsfeld, das definiert, wann Sie die Organisation zuletzt eingestuft/bewertet haben.

Nächste Einstufung: Ein Datumsfeld, das definiert, wann Sie die Organisation in Zukunft einstufen/bewerten möchten.

Zuordnungen / Konfiguration #

Verzeichnis: Hier können Sie ein Verzeichnis aus dem Dateimodul wählen, in dem mit der Organisation verknüpfte Dateien hinterlegt werden.

Standardprojekt: Hier ist es möglich, der Organisation ein Standardprojekt zuzuweisen. Das Standardprojekt wird an mehreren Stellen im System mit der Organisation angezeigt. Hierauf können direkt Zeiten gebucht werden.

Vertriebsaspekte #

Umsatzpotential: Der geschätzte mögliche Umsatz, den man in Zukunft mit dem Kunden erzielen kann. Auf dieser Zahl basiert die Einteilung Ihrer Kunden in der Interessentenanalyse.

Vertriebsaspekt: Eine Mehrfachauswahl. Betriebsaspekte lassen sich in der Konfiguration des CRM-Moduls definieren.

Kundenanforderungen: Hier können Sie Kundenwünsche oder Besonderheiten eintragen.

Es stehen eine Reihe weiterer Felder zur Verfügung, die in der Konfiguration aktiviert werden können.

Kundenaspekte #

Kundenbeziehung: Hier können Sie einstellen, ob es sich bei der Organisation um einen Kunden, keinen Kunden oder einen Interessenten handelt. Interessenten werden automatisch zu Kunden, wenn für diesen eine Rechnung oder ein Kundenprojekt vorliegt.

Key Account Manager: Die Angabe des Key Account Manager ist besonders dann interessant, wenn Sie den Zugriff bestimmter Nutzergruppen auf CRM-Daten auf die jeweiligen Key Account Manager einschränken möchten. Für eine Organisation kann ein Key Account Manager hinterlegt werden und ein weiterer als Vertreter. Über die Konfiguration lässt sich regeln, ob die Daten der Organisation für andere Personen sichtbar und bearbeitbar sind oder ob diese nur der Key Account Manager sehen und bearbeiten kann.

Service Level Agreement: Wenn Sie mit der Organisation ein SLA vereinbart haben, können Sie dies hier einstellen. Wenn ein Kontakt dieser Organisation ein Ticket an Ihr Ticketsystem sendet, wird dem Ticket automatisch dieser SLA zugeordnet (soweit der Absender anhand der Emailadresse erkannt wird). Service Level Agreements hinterlegen Sie in der Konfiguration des Ticketsystems.

Mehrwertsteuer: Hier können Sie angeben, ob der Kunden mehrwertsteuerpflichtig ist oder mehrwertsteuerbefreit.

Kundenkategorien: Hier können Sie Kunden Kategorien zuordnen. Diese können in der Konfiguration des CRM-Moduls definiert werden.

Es stehen eine Reihe weiterer Felder zur Verfügung, die in der Konfiguration aktiviert werden können.

Lieferantenaspekte #

Lieferant: Automatisch bedeutet hier, dass eine Organisation zum Lieferanten wird, wenn ein Ausgabenbeleg, eine Bestellung oder ein Projekt erstellt wird, wo die Organisation der Auftragnehmer ist.

NDA (Engl. Geheimhaltungsvertrag – non-disclosure agreement): Mit dieser Checkbox können Sie nachvollziehen, ob eine unterschriebene Verschwiegenheitsklausel von dem Lieferanten existiert.

AGB (Allgemeinen Geschäftsbedingungen) unterschrieben: Mit dieser Checkbox können Sie nachvollziehen, ob der Lieferant Ihre AGB unterzeichnet hat.

Kosten: Eine Einfachauswahl verschiedener Bewertungsoptionen. Die Kostenoptionen können in der Konfiguration des CRM-Moduls definiert werden.

Qualität: Eine Einfachauswahl verschiedener Bewertungsoptionen. Die Qualitätsoptionen können in der Konfiguration des CRM-Moduls definiert werden.

Zeit: Eine Einfachauswahl verschiedener Bewertungsoptionen. Die Zeitoptionen können in der Konfiguration des CRM-Moduls definiert werden.

Servicehinweis #

Sie haben die Möglichkeit, für Ihre Organisationen Servicehinweise zu hinterlegen. In den Servicehinweisen können u.a. die Key-Account Manager, die Standardprojekte oder bestimmte Auftragspositionen angezeigt werden. Ein Servicehinweis wird Ihnen immer unter der Informationsbox der Organisation angezeigt.

Neben den Projekten und Auftragspositionen können auch separate Hinweise eingegeben werden, die Ihnen beispielsweise immer in der Organisation angezeigt wird oder nur in ausgewählten Modulen (zum Beispiel Projekt, Ticket oder Finanzen).

Die Servicehinweise hinterlegen Sie in den Stammdaten einer Organisation unter Servicehinweis.

In der Konfiguration legen Sie fest, welche Servicehinweise Sie anlegen wollen.

Besondere Kontakte #

Bei den besonderen Kontakten können Sie Kontakte aus dem CRM mit einer Organisation verknüpfen und diesem Kontakt einen Titel geben. Das eignet sich besonders gut um z. B. ihre Kontaktperson, den Vertriebsleiter oder den Geschäftsführer hervorzuheben. Diese Kontakte werden dann auch im Organigramm und der Visitenkarte der Organisation angezeigt.

Organigramm #

Hier können Sie sich die Organisationsstruktur, soweit diese eingetragen ist, ansehen. Darüber hinaus können Sie auch Ihr Organigramm pflegen.