Typen von Vorgängen

In projectfacts gibt es verschiedene Arten von Vorgängen, die sich in drei Gruppen unterteilen lassen.

Die erste Gruppe umfasst weiche Aktivitäten wie Anfragen, Socializing, Akquise und Nachhaken. Sie dienen dazu, den Kontakt zu pflegen und Beziehungen aufzubauen.

Die zweite Gruppe bildet die harten Faktoren. Dazu zählen Bedarf, Angebot, Auftrag und Kündigung. Diese Vorgänge können um Umsatzangaben ergänzt werden. Bei Angeboten lässt sich zudem eine Wahrscheinlichkeit hinterlegen, um Zukunftsszenarien besser einzuschätzen.

Die dritte Gruppe umfasst interne Angelegenheiten, wie Status-Updates und interne Fragen. Hier können grundsätzliche Eindrücke oder Notizen zu einem Kontakt festgehalten werden.

Der Nachhaken-Vorgang ist eine Wiedervorlage, mit der man sich bestimmte Aktivitäten gezielt auf Erinnerung setzen kann, zum Beispiel telefonisches Nachfassen. Innerhalb dieses Vorgangstyps lassen sich auch Anrufversuche dokumentieren.

Eine Besonderheit ist der Statusvorgang. Dieser steht nur innerhalb von Vertriebschancen zur Verfügung und dient dazu, den grundlegenden Status der Vertriebschance (offen, abgelehnt, beauftragt etc.) umzustellen.

Mit dieser Einteilung behaltet ihr den Überblick und könnt eure Prozesse effizient steuern.

Neuen Vorgang anlegen

Um einen neuen Vorgang anzulegen, wählt ihr unter „Aktionen“ die passende Vorgangsart aus. Anschließend könnt ihr im Vorgangsdialog die Aktivität genauer beschreiben. Je nach gewählter Aktion unterscheiden sich die Dialoge leicht, daher betrachten wir hier nur den allgemeinen Aufbau eines Vorgangs.

Das Feld „Datum“ gibt an, wann eine Aktivität geplant ist. Das Abschlussdatum zeigt hingegen, wann sie tatsächlich abgeschlossen wurde. Bleibt das Abschlussdatum leer, gilt der Vorgang als offen und muss noch erledigt werden. Liegt das Datum in der Vergangenheit, erhält der zuständige Mitarbeiter eine Erinnerung. Auf diese Weise lassen sich auch Wiedervorlagen erstellen, um keine wichtigen Aufgaben zu übersehen.