Übersicht #
Die Übersicht der Kapazitätsplanung zeigt alle Informationen gebündelt auf. So können auf einen Blick die Stammdaten, das Team, der Einsatzplan und der Prüfstatus entnommen werden.
Des Weiteren besteht die Möglichkeit, Dateien mit der Kapazität zu verknüpfen.
Auf der linken Seite befindet sich eine Informationsbox. Diese setzt sich aus den Informationen der Stammdaten, des Teams und des Einsatzplans zusammen. Dort kann entnommen werden, wie viele Stunden geplant wurden, wie viele Mitarbeiter eingeplant wurden und wie sich Start und Ende zwischen Stammdaten und Einsatzplan unterscheiden.
Stammdaten #
In den Stammdaten einer Kapazität werden u. a. Name und Beschreibung der Kapazität hinterlegt.
Es besteht die Möglichkeit der Kapazität einen Manager zuzuordnen, der somit die Verantwortung trägt. Des Weiteren vergeben Sie der Kapazität an dieser Stelle eine Farbmarkierung, damit sie von anderen zu unterscheiden ist. Die Farbmarkierungen werden in der Konfiguration angelegt und können ebenfalls für Bereiche wie das CRM und Termine verwendet werden.
Ebenfalls wird in den Stammdaten das Start- und Enddatum der Kapazität, ein gesamtes Zeitbudget und eine Wahrscheinlichkeit hinterlegt. Durch das Start- und Enddatum und das Zeitbudget kann das System bei Überschreitungen aus den hinterlegten Daten heraus Warnungen zu den Kapazitäten erfassen, welche dann in dem Überblick der Kapazitäten ersichtlich sind.
Die Kapazitäten können verschiedene Status haben. Zunächst befindet sich die Kapazität im Entwurf. Ist der Entwurf eingerichtet, so kann der Status gewechselt werden. Es stehen weitere Status wie in Planung, in Arbeit oder abgeschlossen zur Verfügung. Der Status wird über die Aktion „Status wechseln“ in der Aktionsbox durchgeführt.
Über das Feld „Prognoseeinnahme“ können in der Kapazitätsanalyse die potenziellen Einnahmen analysiert werden, die aus den geplanten Einsätzen (Einsatzplan) resultieren würden.
Zielprojekt #
In diesem Bereich kann das Zielprojekt festgelegt werden. Es kann immer nur genau ein einziges Zielprojekt bestimmt werden. Es wird genutzt um z.B. bei Filtereinstellungen auf Parameter des Projekts zurückzugreifen. Das Zielprojekt wird in Kapazitätslisten über die Farbe hervorgehoben. Das ist dann sinnvoll, wenn mehr als ein Projekt auf die Kapazität zugreifen kann. Alle Kinder des Zielprojekts können auch auf die Kapazität zugreifen.
Desweiteren können dort Synchronisationseinstellungen festgelegt werden, d.h. inwieweit sich Änderungen an der Zeit, Budget oder Namen im Projekt auf die Kapazität auswirken sollen.
Projekte #
In der Administration kann bestimmt werden, ob neben dem Zielprojekt auch andere Projekte auf die Kapazität zugreifen können. Dann können über den Tabulator „Projekte“ weitere Projekte eingetragen werden. Das kann z.B. sinnvoll sein, wenn man eine Kapazität zur Steuerung von Support definiert und der Support in vielen verschiedenen Projekten anfällt.
Team #
Über das Team können Sie die Mitarbeiter der Kapazität zuweisen. Bei der Aktion „Neues Teammitglied“ wird das neue Teammitglied festgelegt. Dem Teammitglied wird ein Zeitbudget zugeteilt und eine Zugriffsberechtigung für die Kapazität. Die Zugriffsberechtigung kann unterschiedlich ausfallen. So kann der Mitarbeiter seine Kapazitäten beispielsweise nur einsehen, seine Kapazitäten verschieben oder die Kapazitäten der Kollegen verschieben oder bearbeiten. Das Zeitbudget wird nach der Vergabe im Team- und Einsatzplan auf der linken Seite dargestellt. So kann überprüft werden, ob ein Mitarbeiter bei der Kapazität ausgelastet oder überlastet ist.
Einsatzplan #
Über den Einsatzplan lässt sich die Einteilung der Mitarbeiter in der Kapazität verwalten. Hier haben Sie einen Überblick von den eingeteilten Mitarbeitern und deren Kapazitäten. In der Ansicht wird ebenfalls Rücksicht auf Urlaub, Urlaubsanträge und Krankheitstage genommen. Ebenfalls wird angezeigt, wie viele Stunden der Mitarbeiter pro Tag verfügbar ist, bzw. wenn er an einem Tag bereits einer Kapazität zugewiesen ist, wie hoch seine restliche Verfügbarkeit an dem Tag ist.
Die angelegten Kapazitäten können per Drag & Drop verschoben werden.
Sie haben verschiedene Möglichkeiten eine Kapazität für einen Mitarbeiter anzulegen. Wenn Sie eine einzelne Kapazität für einen Tag anlegen wollen, können Sie einfach auf den jeweiligen Tag bei dem gewünschten Mitarbeiter klicken. Es öffnet sich ein Dialog, in welchem Sie das Zeitbudget für den ausgewählten Tag festlegen können. Ebenfalls kann vermerkt werden, ob die eingetragene Zeit fix sein soll. Kapazitäten, welche als fix markiert wurden, können von Mitarbeitern, welche den Zugriff haben, Elemente zu verschieben, nicht verschoben werden. Nur Mitarbeiter mit Vollzugriff auf die Kapazität haben die Möglichkeit fix vergebene Kapazitäten zu verschieben.
In der Aktionsbox finden Sie zwei weitere Möglichkeiten Kapazitäten an die Mitarbeiter zu vergeben.
Über die Aktion „Neuen Datensatz anlegen“ öffnet sich ein Dialog, in welchem ausgefüllt wird, für welchen Bearbeiter, an welchem Datum und wie hoch das Zeitbudget sein soll. Bei dieser Aktion und dem Weg über den direkten Klick auf den Tag, kann jeweils nur ein Eintrag erstellt werden.
Wenn die Zeiten der Mitarbeiter jedoch gleichmäßig verteilt werden sollen und Sie so viele Einträge auf einmal generieren wollen, kann über den Einplanungsassistenten gearbeitet werden. Weitere Informationen zum Einplanungsassistenten finden Sie im Kapitel Arbeit mit Kapazitäten.
Forum #
Im Forum können Sie konstruktive Kritik üben, sich einfach über die Gestaltung der Kapazität unterhalten oder andere Dinge abklären. Um ein neues Thema zu eröffnen klicken Sie auf „Neues Thema“ in der Aktionsbox.
Dateien #
Unter dem Reiter „Dateien“ finden Sie alle Dateien, welche Sie in der Kapazität hinterlegt haben. Sie haben die Möglichkeit über die Aktionsbox eine neue Datei zu erstellen oder finden Dateien wieder, welche Sie in der Übersicht hochgeladen haben.
Berechtigungen #
Hier kann der Zugriff auf die Kapazität gesteuert werden. Es stehen drei Zugriffsmöglichkeiten zur Verfügung:
Uneingeschränkt: bedeutet, dass jeder die Kapazität sehen und bearbeiten darf.
Eingeschränkt: Der eingeschränkte Zugriffsmodus erfordert bestimmte Berechtigungen für das Lesen und Schreiben der Kapazität.
Wenn Sie die Berechtigungen setzen möchten, wählen Sie zunächst links unter „Zugriffsmodus wechseln“ den Modus „Eingeschränkt“ aus.
Sie haben anschließend die Möglichkeit, Berechtigungsregeln hinzuzufügen. Wählen Sie hierzu in dem Feld „Gruppe“ die Gruppe oder eine Einzelperson aus. Anschließend wählen Sie im Feld Zugriff aus, was die Gruppe oder Einzelperson tun darf. Als letztes müssen Sie die Regel über „Regel hinzufügen“ speichern.
Privat: bedeutet, dass nur der Ersteller Zugriff auf die Kapazität hat.
Historie #
In der Historie werden alle Statuswechsel der Kapazität dokumentiert. So kann im Nachhinein festgestellt werden, wer den Status der Kapazität geändert hat.