Übersicht

Die Übersicht der Kapazitätsplanung fasst alle wichtigen Informationen auf einen Blick zusammen. Hier könnt ihr schnell die Stammdaten, das Team, den Einsatzplan und den Prüfstatus einsehen.

Zusätzlich habt ihr die Möglichkeit, Dateien mit der Kapazität zu verknüpfen.

Auf der linken Seite findet ihr eine Informationsbox, die alle relevanten Details zu den Stammdaten, dem Team und dem Einsatzplan zeigt. Ihr könnt hier sehen, wie viele Stunden geplant wurden, wie viele Mitarbeiter eingeplant sind und wie sich die Start- und Endzeiten zwischen den Stammdaten und dem Einsatzplan unterscheiden.

Stammdaten

In den Stammdaten einer Kapazität hinterlegt ihr den Namen und eine Beschreibung der Kapazität.

Es gibt die Möglichkeit, der Kapazität einen Manager zuzuordnen, der dann die Verantwortung übernimmt. Außerdem könnt ihr der Kapazität eine Farbmarkierung zuweisen, damit sie sich von anderen abhebt. Diese Farbmarkierungen werden in der Konfiguration festgelegt und können auch für Bereiche wie das CRM und Termine genutzt werden.

In den Stammdaten findet ihr auch das Start- und Enddatum der Kapazität, das gesamte Zeitbudget und eine Wahrscheinlichkeit. Anhand dieser Informationen kann das System Warnungen ausgeben, wenn das Zeitbudget überschritten wird, was dann im Überblick der Kapazitäten sichtbar wird.

Kapazitäten können verschiedene Status haben. Zunächst startet die Kapazität im Entwurf. Sobald der Entwurf fertiggestellt ist, kann der Status auf „in Planung“, „in Arbeit“ oder „abgeschlossen“ geändert werden. Der Statuswechsel erfolgt über die Aktion „Status wechseln“ in der Aktionsbox.

Im Feld „Prognoseeinnahme“ lassen sich in der Kapazitätsanalyse die potenziellen Einnahmen aus den geplanten Einsätzen (Einsatzplan) betrachten.

Zielprojekt

In diesem Bereich kann das Zielprojekt festgelegt werden. Es kann immer nur ein einziges Zielprojekt gleichzeitig bestimmt werden. Dieses wird verwendet, um zum Beispiel bei Filtereinstellungen auf Parameter des Projekts zurückzugreifen. Das Zielprojekt wird in Kapazitätslisten durch eine Farbe hervorgehoben, was besonders nützlich ist, wenn mehrere Projekte auf die gleiche Kapazität zugreifen können. Alle Kinder des Zielprojekts haben ebenfalls Zugriff auf die Kapazität.

Zusätzlich können hier Synchronisationseinstellungen vorgenommen werden, die festlegen, wie Änderungen an der Zeit, dem Budget oder dem Namen des Projekts die Kapazität beeinflussen sollen.

Projekte

In der Administration kann festgelegt werden, ob neben dem Zielprojekt auch andere Projekte auf die Kapazität zugreifen dürfen. In diesem Fall können über den Tabulator „Projekte“ weitere Projekte hinzugefügt werden. Dies ist besonders nützlich, wenn eine Kapazität beispielsweise für die Steuerung von Support definiert wird, der in vielen verschiedenen Projekten anfällt.

Team

Über das Team könnt ihr die Mitarbeiter der Kapazität zuweisen. Mit der Aktion „Neues Teammitglied“ fügt ihr ein neues Mitglied hinzu. Dem Teammitglied wird ein Zeitbudget zugewiesen sowie eine Zugriffsberechtigung für die Kapazität. Die Zugriffsberechtigung kann variieren – der Mitarbeiter kann zum Beispiel nur seine Kapazitäten einsehen, sie verschieben oder auch die Kapazitäten der Kollegen verschieben oder bearbeiten. Das Zeitbudget wird nach der Vergabe im Team- und Einsatzplan auf der linken Seite angezeigt, sodass ihr schnell überprüfen könnt, ob ein Mitarbeiter bei der Kapazität ausgelastet oder überlastet ist.

Einsatzplan

Über den Einsatzplan lässt sich die Einteilung der Mitarbeiter in der Kapazität verwalten. Hier haben Sie einen Überblick von den eingeteilten Mitarbeitern und deren Kapazitäten. In der Ansicht wird ebenfalls Rücksicht auf Urlaub, Urlaubsanträge und Krankheitstage genommen. Ebenfalls wird angezeigt, wie viele Stunden der Mitarbeiter pro Tag verfügbar ist, bzw. wenn er an einem Tag bereits einer Kapazität zugewiesen ist, wie hoch seine restliche Verfügbarkeit an dem Tag ist.

Die angelegten Kapazitäten können per Drag & Drop verschoben werden.

Sie haben verschiedene Möglichkeiten eine Kapazität für einen Mitarbeiter anzulegen. Wenn Sie eine einzelne Kapazität für einen Tag anlegen wollen, können Sie einfach auf den jeweiligen Tag bei dem gewünschten Mitarbeiter klicken. Es öffnet sich ein Dialog, in welchem Sie das Zeitbudget für den ausgewählten Tag festlegen können. Ebenfalls kann vermerkt werden, ob die eingetragene Zeit fix sein soll. Kapazitäten, welche als fix markiert wurden, können von Mitarbeitern, welche den Zugriff haben, Elemente zu verschieben, nicht verschoben werden. Nur Mitarbeiter mit Vollzugriff auf die Kapazität haben die Möglichkeit fix vergebene Kapazitäten zu verschieben.

In der Aktionsbox finden Sie zwei weitere Möglichkeiten Kapazitäten an die Mitarbeiter zu vergeben.

Über die Aktion „Neuen Datensatz anlegen“ öffnet sich ein Dialog, in welchem ausgefüllt wird, für welchen Bearbeiter, an welchem Datum und wie hoch das Zeitbudget sein soll. Bei dieser Aktion und dem Weg über den direkten Klick auf den Tag, kann jeweils nur ein Eintrag erstellt werden.

Wenn die Zeiten der Mitarbeiter jedoch gleichmäßig verteilt werden sollen und Sie so viele Einträge auf einmal generieren wollen, kann über den Einplanungsassistenten gearbeitet werden. Weitere Informationen zum Einplanungsassistenten findet ihr im Kapitel Arbeit mit Kapazitäten.

Forum

Im Forum könnt ihr konstruktive Kritik üben, euch über die Gestaltung der Kapazität austauschen oder andere Dinge klären. Um ein neues Thema zu eröffnen, klickt einfach auf „Neues Thema“ in der Aktionsbox.

Dateien

Unter dem Reiter „Dateien“ findet ihr alle Dateien, die ihr in der Kapazität hinterlegt habt. Über die Aktionsbox könnt ihr eine neue Datei erstellen oder bereits hochgeladene Dateien in der Übersicht wiederfinden.

Berechtigungen

Hier könnt ihr den Zugriff auf die Kapazität steuern. Es gibt drei Zugriffsmöglichkeiten:

Uneingeschränkt: Jeder kann die Kapazität sehen und bearbeiten.

Eingeschränkt: Der eingeschränkte Zugriffsmodus erfordert spezielle Berechtigungen zum Lesen und Bearbeiten der Kapazität. Wenn ihr die Berechtigungen setzen möchtet, wählt zunächst links unter „Zugriffsmodus wechseln“ den Modus „Eingeschränkt“ aus. Danach könnt ihr Berechtigungsregeln hinzufügen, indem ihr im Feld „Gruppe“ eine Gruppe oder Einzelperson auswählt und im Feld „Zugriff“ festlegt, was diese tun darf. Speichert die Regel über „Regel hinzufügen“.

Privat: Nur der Ersteller hat Zugriff auf die Kapazität.

Historie

In der Historie werden alle Statuswechsel der Kapazität dokumentiert. So könnt ihr im Nachhinein nachvollziehen, wer den Status der Kapazität geändert hat.