Auf der Mitarbeiter-Seite finden Sie Informationen zu Ihren registrierten Mitarbeitern und deren Randdaten.
Durch Klicken auf eine Zeile gelangen Sie in den Benutzerzugang für Mitarbeiter. Der Benutzerzugang ist der zentrale Ort, um alle Daten eines Mitarbeiters zu verwalten. Wie in allen Multidialogen laufen hier relevante Informationen aus allen Modulen zusammen, so stammt zum Beispiel die Adresse des Mitarbeiters aus Ihrer Kontaktliste im CRM-Modul.
Im Mitarbeiterdetaildialog stehen Tabulatoren für verschiedene Bereiche zur Verfügung.
- Stammdaten
- Aktivitäten
- Mitarbeiter
- Profil
- HR
- Benutzerkonto
- Benutzergruppen
- Dateien
- Forum
Stammdaten #
Über den Tabulator Stammdaten im Mitarbeiter-Detaildialog können die Stammdaten geändert werden. Diese Stammdaten sind in der Kontaktliste des CRM sichtbar. Hier werden unternehmensweit sichtbare Daten hinterlegt, wie etwa die Firmenmailadresse oder die Arbeitstelefonnummer.
Aktivitäten #
Über diesen Tabulator sehen Sie Aktivitäten zu einem Mitarbeiter ein. Die Aktivitäten unterscheiden sich in:
- Vorgänge
- Termine
- Tickets
- Emails
- Belege
- Vertriebschancen
Die Vorgänge selbst werden in einer Liste angezeigt, die Sie wie gewohnt mit allen möglichen Filtern versehen können.
Mitarbeiter #
Im Mitarbeiter-Tabulator befinden sich Einstellungen, die (im Gegensatz zum Benutzerkonto) den Mitarbeiter selbst betreffen. Etwa wie der Mitarbeiter im System angezeigt wird, ob es sich um einen externen Mitarbeiter handelt oder in welchen Benutzergruppen er Mitglied ist.
Zudem werden hier die privaten Daten der Mitarbeiter gepflegt, wie die Telefonnummer oder die Adresse.
Das Feld „Rückwirkende Änderung in Tagen“ legt die Anzahl an Tagen fest, die der Mitarbeiter Buchungen rückwirkend ändern darf. Das bedeutet, ein Mitarbeiter, der fünf Tage rückwirkend ändern darf, kann keine gebuchten Zeiten der vorletzten Woche ändern.
Unter Zeiterfassung können Sie die Bereiche und Rubriken einschränken, auf die der Mitarbeiter seine Zeiten buchen darf und den internen Stundensatz angeben und definieren, welche Kostentypen für die Überstundenauszahlung der Mitarbeiter auswählen darf.
Profil #
Im Profil-Tabulator ist es möglich, das Profil seiner Mitarbeiter zu pflegen. So können unterschiedliche Kompetenzen angegeben werden oder der Lebenslauf eingetragen werden.
HR #
Unter dem HR-Tabulator können Sie sich differenziert die Informationen anzeigen lassen oder bearbeiten, die Sie in der Mitglieder-Seite des „HR“-Moduls gesammelt sehen. Alle zeitabhängigen Änderungen zu Arbeitszeit, Stundensatz und Urlaub werden hier vorgenommen.
Der HR-Tabulator unterscheidet sich in:
- Analyse
- Stundensätze und Gehälter
- Vertragsdaten und Arbeitszeit
- Mitarbeitergespräche
- Schulungen
- Überstunden und Urlaubskonto
- Abteilung
- Zugeordnete Dokumente
- Arbeitszeitanalyse
Die Ansicht „Analyse“ zeigt alle Veränderungen dieser Daten auf Zeitstrahlen. Sie können rückwirkend Vertragsdaten ändern, wenn Sie auf einen Stift auf dem jeweiligen Zeitstrahl klicken. Wenn Sie eine Änderung „ab heute“ (oder einem bestimmten anderen Datum) vornehmen möchten, klicken Sie bitte auf das Plus-Icon am Ende der Zeile.
Wenn Sie statt der Zeitstrahlen lieber mit einer tabellarischen Ansicht arbeiten möchten, können Sie auf den Zeitstrahl selbst oder eine der anderen Ansichten aus dem HR-Tabulator klicken.
Alle Elemente auf den Zeitstrahlen folgen dem gleichen Muster: Sie definieren Einstellungen für einen bestimmten Zeitraum. Das jeweils letzte Element auf einem Zeitstrahl ist offen, besitzt also kein Enddatum. Wenn Sie neue Elemente hinzufügen oder bestehende bearbeiten, stellt das System sicher, dass es auf dem Zeitstrahl keine Lücken gibt. Solche undefinierten Zeiten gibt es nur vor dem ersten Element. Das erste Element sollte also alle eingegebenen Daten eines Mitarbeiters umschließen. Vermeiden Sie beispielsweise, dass ein Mitarbeiter Projektzeiten zu einem Zeitpunkt bucht, zu dem noch keine gültige Definition des Stundensatzes vorliegt.
Änderungen an HR-Elementen sind immer rückwirkend. Wenn Sie den Stundensatz eines Mitarbeiters für einen Zeitraum in der Vergangenheit ändern, werden die Kosten betroffener Projekte auf dieser Basis neu berechnet.
Stundensätze und Gehälter #
Das Stundensatz-Element definiert den Stundensatz mit dem die Arbeitskosten eines Projektes berechnet werden.
Ebenso kann die monatliche Gehaltszusammensetzung definiert werden.
Vertragsdaten und Arbeitszeit #
Das Arbeitszeit-Element enthält alle Vertragsdaten zur Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters. Sie geben hier die wöchentliche Arbeitszeit an, den Feiertagskalender, den jährlichen Urlaubsanspruch und an welchen Tagen der Mitarbeiter arbeitet. Außerdem können Sie ein Kontingent für die Ressourcenplanung angeben, wenn Sie sich einen Puffer für alltägliche Aufgaben des Mitarbeiters offen halten möchten.
Im Bereich Zeiterfassung / Überstunden können Sie detailliert hinterlegen, welche Regeln für die Zeiterfassung und das Sammeln von Überstunden gelten.
Sie können zwischen gebuchten Projektzeiten und Anwesenheitszeit als Basis der Zeiterfassung und des Überstundenkontos wählen. Während Anwesenheitszeiten bequem per Check-In und -Out erfasst werden können, erfordern die Projektzeiten die manuelle Buchung auf Projekte um das Tagessoll zu erfüllen.
Die Überstundenschwelle definiert, ab welchem Wert die in einem Monat geleistete Mehrarbeit auf das Überstundenkonto übertragen wird. Max. Überstunden / Monat definiert die maximal leistbare Überstundenanzahl innerhalb eines Monats. Werte darüber verfallen. Max. Überstunden absolut ist der Wert, den das Überstundenkonto maximal zulässt.
Im Kapitel Vertragsdaten und Arbeitszeit eines Mitarbeiters sind die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten nochmals detailliert beschrieben.
Mitarbeitergespräche #
An dieser Stelle können Mitarbeitergespräche dokumentiert werden.
Die Planung ebenso wie die Durchführung können chronologisch angelegt werden.
Mit Hilfe von ablegbaren Dateien, Einschätzungen und Dokumenten können Sie eine Chronologie der Mitarbeitergespräche anlegen.
Schulungen #
Mit den Schulungen können Sie Fortbildungen der Mitarbeiter dokumentieren.
Ebenso wie durchgeführte können geplante Schulungen und Weiterqualifizierungsmaßnahmen dokumentiert werden.
Durch die angehängten Dokumente haben Sie jederzeit Zugriff auf Zertifikate etc.
Mit diesen Elementen können Sie die Konten für Überstunden und Urlaub beeinflussen. Dabei handelt es sich um außergewöhnliche Ereignisse – der Verfall von Urlaubsanspruch oder das Abbauen von Überstunden geschieht im Hintergrund und muss hier nicht von Hand eingegeben werden. Vielmehr können Sie einen Startwert für ein Konto vergeben, um etwa den Stand aus einem Altsystem zu übernehmen. Sie können auch besondere Leistungen des Mitarbeiters belohnen indem Sie ihm zusätzliche Urlaubstage gewähren.
Nützlich sind diese Elemente außerdem, wenn Sie Überstunden eines Mitarbeiters ausbezahlen oder eine Umwandlung von Überstunden in Urlaubstage vornehmen möchten.
Zugeordnete Dokumente #
Hier finden Sie die HR-Dokumente, die Sie in der Konfiguration grundlegend einrichten können, für den jeweiligen Mitarbeiter.
Die zugeordneten Dokumente zu Mitarbeitergesprächen und Schulungen etc. können Sie im Dateimodul hinterlegen.
Benutzerkonto #
Über den Tabulator Benutzerkonto können alle Daten, die die Benutzeroberfläche betreffen, verwaltet werden. Das sind Login Daten wie Passwort und Benutzername, aber auch das Erscheinungsbild, das der Benutzer beim Login vorfindet. So können Sprache, Zeitzone, das Datumsformat und das Währungsformat geändert werden.
Benutzergruppen #
Unter dem Tabulator Benutzergruppen finden Sie eine Liste aller Gruppen. Gruppen, denen der ausgewählte Mitarbeiter zugehörig ist, besitzen in der Spalte „Zugeordnet“ einen Haken.
Diese Gruppen und Zuordnungen können hier auch direkt geändert werden, vorausgesetzt, man besitzt die dafür benötigten Rechte.
Dateien #
Über den Tabulator Dateien können beliebige Dateien zu einem Mitarbeiter gespeichert werden. Es besteht auch die Möglichkeit, neue Verzeichnisse anzulegen oder Verknüpfungen zu erstellen. Verzeichnisse und Dateien können geschützt werden, sodass nur bestimmte Personen diese Dateien sehen.
Forum #
Forenbeiträge, Themen und Umfragen, die über diesen Tabulator erstellt werden, erscheinen im Forum unter dem CRM-Modul und dort eingefügte Themen werden auf dem Forum-Tabulator angezeigt.