Mit dem Outlook-Add-In können Lizenzkunden der 5 POINT AG Microsoft Outlook mit projectfacts oder teamspace verbinden, um ihre Mails ins Ticketsystem zu exportieren und den Bearbeitungsstatus der Tickets in ihrem Outlook-Postfach zu verfolgen.
Die vorausgesetzten Anforderungen sind:
- Ein projectfacts- oder teamspace-Account
- Ein Microsoft-365-Account
Verfügbar auf den Plattformen:
- Outlook auf Windows (Microsoft 365)
- Outlook on Mac (Microsoft 365)
- Outlook im Web
Installation des Add-Ins #
Das Add-In ist über Microsoft AppSource erhältlich. Es kann von dort aus installiert werden. Die Schritte für das Installieren auf einem lokalen Rechner unterscheiden sich je nachdem, welche Plattform Sie verwenden.
In Outlook auf Windows erlangen Sie Zugriff auf AppSource, indem Sie auf „Add-Ins abrufen“ klicken (3). In der Suche können sie „projectfacts“ bzw. „teamspace“ eingeben, um die Anwendung gezielt zu finden. Klicken Sie auf die Kachel und anschließend auf „Hinzufügen“, um das Add-In in ihrem Outlook-Postfach zu installieren. Nach der Installation können Sie die Anwendung durch einen Klick auf die im Bild markierte Kachel (4) starten.
Auf Outlook im Web können sie AppSource öffnen, indem sie eine Nachricht auswählen und im Kopfbereich der Nachricht auf die im Bild markierte Schaltfläche (2) klicken. Das Add-In wird im Web genau wie auf dem Windows-Client installiert und erscheint anschließend als projectfacts- bzw. teamspace-Logo (1) im Kopfbereich. Falls das Logo nicht erscheint, aktualisieren Sie die Seite oder öffnen Sie das Kontextmenü im Kopfbereich (erkennbar an den drei Punkten).
Anmeldung des Add-Ins #
Starten Sie die Anwendung das erste Mal, wird für die Authentifizierung ein neuer Dialog geöffnet. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie den Dialog jederzeit über die Schaltfläche in der Fußleiste öffnen (6).
Im Dialog können Sie die Sprache einstellen, die Anwendung mit dem Server verbinden, den Support kontaktieren und (nach erfolgreicher Anmeldung) das Add-In wieder abmelden. Um das Add-In mit dem System zu verbinden, geben Sie ihre Zugangsdaten in den Feldern „E-Mail-Adresse“ und „Passwort“ ein. In dem Feld „URL“ tragen Sie die Adresse des von Ihnen verwendeten projectfacts-bzw. teamspace-Hostsystems ein. Falls Sie diese nicht kennen, fragen Sie bitte bei unserem Support nach. Mit dem Feld „Gerätebezeichnung“ können Sie optional bestimmen, wie die von Ihnen verwendete Outlook-Instanz innerhalb von projectfacts bzw. teamspace angezeigt wird. Durch einen Klick auf die Schaltfläche „Token anfordern“ übermitteln sie Ihre Eingaben und erhalten bei erfolgreicher Authentifizierung einen Authentifizierungstoken für die Kommunikation des Add-Ins mit dem Hostsystem. Der Dialog verschwindet anschließend und die Anwendung ist einsatzbereit.
Falls Probleme während der Anmeldung auftreten, nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf.
Oberfläche und Funktionen des Add-Ins #
Nachdem Sie die Anwendung angemeldet haben, verändert sich automatisch der Arbeitsbereich. Über den Arbeitsbereich stehen Ihnen Optionen für die Erstellung eines Tickets zur Verfügung. Falls für die ausgewählte Nachricht bereits ein Ticket in ihrem Hostsystem existiert, werden Informationen über das Ticket angezeigt.
Prinzipiell prüft die Anwendung immer, wenn eine andere Nachricht ausgewählt wird, ob diese bereits ins Ticketsystem exportiert wurde. Falls dies der Fall ist, lädt die Anwendung Details über das Ticket, den letzten Ticketvorgang und über die ticketrelevanten Kontakte. Die Details dieses Ladevorgangs werden anschließend im Arbeitsbereich angezeigt. Falls für die ausgewählte Nachricht noch kein Ticket angelegt wurde, haben Sie im Arbeitsbereich die Möglichkeit, aus der Nachricht ein Ticket zu erstellen.
In der Fußleiste befinden sich eine Schaltfläche für die Einstellungen (6), ein Indikator für Aktivität (beispielsweise beim Übertragen einer Nachricht zu sehen) und der Verbindungszustand der Applikation (5). Wechseln Sie je nach Client von einer Mail zu einer anderen, werden Sie von Outlook unter Umständen nicht direkt zur Nachricht geleitet, sondern zu anderen Aspekten der Mail. Ein Beispiel hierfür sind die „Besprechungsdetails“ einer Termineinladung. Erst wenn Sie innerhalb der Mail in den Reiter „Nachricht“ wechseln, aktualisiert sich auch die im Add-In ausgewählte Nachricht. Sie können dies zusätzlich anhand der Meldung „Item gewechselt“ in der Fußleiste des Add-Ins nachvollziehen (5).
Die Oberflächenfarbe des Add-Ins passt sich im Windows Client automatisch dem Office-Design an. Auf Office im Web sind die Farben abhängig vom Schema des Systems.
Erstellung eines Tickets #
Um ein Ticket zu erstellen, stehen Ihnen im Arbeitsbereich verschiedene Optionen zur Verfügung. Im Auswahlfeld für den Ticketkanal (7) können Sie bestimmen, in welchem Kanal das neue Ticket erstellt werden soll.
Im Auswahlfeld für den Ticketstatus (8) bestimmen Sie den Status des Tickets. Dabei können Sie zwischen den Status wählen, die innerhalb des Ticketkanals zur Verfügung stehen. Mit dem Status bestimmen Sie bereits beim Anlegen des Tickets, ob das Ticket nur für Dokumentationszwecke angelegt wird oder eine Bearbeitung erfordert. Falls sie die Option „Automatisch“ wählen, wird der erste Status des regulären Kanal-Workflows gesetzt.
Sie können sich selbst als Besitzer des Tickets eintragen (9). Ist der Haken nicht gesetzt, wird das Ticket ohne Besitzer angelegt.
Im Feld „Ausgewählte Nachricht“ (10) können sie vor dem Anlegen des Tickets kontrollieren, welche Nachricht Sie an das projectfacts-Hostsystem senden. Sobald Sie auf die Schaltfläche „Ticket aus Nachricht erstellen“ (11) klicken, wird die Nachricht an das projectfacts-System übertragen. Stellen Sie bitte vor jeder Erstellung sicher, dass die „Ausgewählte Nachricht“ zu dem Titel der Nachricht in ihrem Postfach passt, die sie transferieren möchten.
Das Add-In exportiert beim Erstellen eines Tickets die folgenden Daten:
- Titel der Nachricht
- Die erste Empfänger-E-Mail-Adresse der Nachricht
- Die Absender-E-Mail-Adresse
- Eine Information, ob die Nachricht ein- oder ausgehend ist
- Den Inhalt der Nachricht
- Die Anhänge der Nachricht
- Die Message-ID der Nachricht
- Den selektierten Ticketkanal
- Den selektierten Status
- Ihre projectfacts- bzw. teamspace-ID, falls sie sich als Besitzer eingetragen haben
Details zu Inline-Anhängen #
Ein Feature des Add-Ins ist das Übertragen von Anhängen, die im Inhalt der Nachricht eingebettet wurden. Ziel dieses Features ist, dass der Inhalt der Nachricht im System genau so dargestellt wird wie in Ihrem Outlook-Postfach. Um dies zu ermöglichen, werden Ressourcen-Pfade im Inhalt der Nachricht vor der Übermittlung geändert. Voraussetzungen dafür ist in der aktuellen Version, dass das Add-In nicht in einem Gmail-Postfach ausgeführt wird und der Nachrichteninhalt eine Größe von einem Megabyte nicht überschreitet. Die Benutzererfahrungen mit diesem Feature können sich je nach verwendeter Plattform unterscheiden.
Verhalten im Fehlerfall #
Die Ticketerstellung kann durch mehrere Faktoren verlangsamt, bzw. abgebrochen werden, zum Beispiel durch Internetausfälle. Während das Add-In ein Ticket im projectfacts-System anlegt, können Sie den Status der Übertragung in der Fußleiste des Arbeitsbereichs einsehen. Falls die Übertragung fehlschlägt, wird eine zusätzliche Meldung im Arbeitsbereich dargestellt. Unsere Empfehlung im Fehlerfall ist, die Verbindung zum Hostsystem zu überprüfen und in der Ticketübersicht nachzusehen, ob das Ticket bereits angelegt wurde. Es kann vorkommen, dass das Ticket bereits angelegt wurde, aber die Anhänge noch nicht oder nur zum Teil übertragen wurden. Ist das Ticket nicht vollständig angelegt, empfehlen wir, es zu löschen und erneut anzulegen. Falls Tickets trotz obiger Maßnahmen nicht vollständig angelegt werden, kontaktieren sie bitte unseren Support.
Navigation zum Ticket #
Wenn Sie ein neues Ticket über das Add-In erstellen, wird wenige Sekunden nach dem Klick auf „Ticket aus Nachricht erstellen“ der Arbeitsbereich aktualisiert. Die Anwendung kommuniziert mit dem Hostsystem und erstellt eine Vorschaukarte aus den geladenen Informationen. Mit einem Klick auf die Vorschaukarte öffnet sich das zugehörige Ticket innerhalb des System in einem neuen Browserfenster, sofern Sie sich im Browser bereits bei ihrem Hostsystem angemeldet haben. Ansonsten müssen Sie sich erst im Login-Bereich anmelden.
Bearbeitungsstatus des Tickets #
Über den Arbeitsbereich des Add-Ins können Sie in Ihrem Outlook-Postfach Informationen über das Ticket einsehen.
Die Ticket-Kachel stellt folgende Daten dar:
- Betreff der Nachricht (12)
- Ticket-ID (13)
- Den geordneten Kontakt der Nachricht (14)
- Das Icon des Ticketstatus (15)
- Den Ticket-Verantwortlichen (16)
- Den Ticket-Besitzer (17)
- Den Ticket-Kanal (18)
- Die Dauer seit der Erstellung des Tickets (19)
- Den Ticket-Status (20)
Die Dauer seit der Erstellung des Tickets in der unteren linken Ecke unterscheidet sich im Moment noch von der, die im System angezeigt wird. Eine Anpassung dazu ist für ein kommendes Update geplant.
Wenn das Ticket neu angelegt wurde, ist der Bereich „Letzter Vorgang“ (21) noch nicht sichtbar. Wählen Sie eine Nachricht in ihrem Postfach, die bereits auf ein Ticket verweist, sehen sie diesen Bereich, je nachdem, ob seit der Erstellung bereits ein weiterer Ticketvorgang erstellt wurde oder nicht. Ist mindestens ein weiterer Ticketvorgang vorhanden, wird der Bereich mit den Daten aus dem jeweils letzten Vorgang geladen und dargestellt. Dieser enthält:
- Ersteller des Vorgangs
- Erstelldatum
- Besitzer des Vorgangs
- Inhalt des Vorgangs
Automatische Updates #
Um Änderungen des Hostsystems zu übernehmen, gibt es im Add-In mehrere Trigger, die für automatische Updates in der Anwendung bezüglich des Hostsystems sorgen.
Ticketkanäle #
Wenn Sie den Arbeitsbereich öffnen, übernimmt das Add-In automatisch Änderungen bezüglich der Ticketkanäle. Wurde im Hostsystem ein neuer Ticketkanal erstellt oder der Workflow eines vorhandenen Kanals geändert, werden diese Änderungen automatisch eingepflegt.
Ticketstatus #
Die Status der Tickets werden im Add-In clientseitig gecached und synchron mit den Ticketkanälen aktualisiert, wenn Sie den Arbeitsbereich öffnen. Beim Wechsel des Ticketkanals werden die Status und mit Ihnen verbundene Workflows automatisch in den Cache der Anwendung nachgeladen.
Versionsnummern #
Das Öffnen der Einstellungen sorgt für die Einpflegung neuer Versionsnummern.
Arbeitsbereich #
Der Inhalt des Arbeitsbereichs wird immer aktualisiert, wenn eine andere Nachricht ausgewählt oder der Arbeitsbereich geöffnet wird.
Support #
Falls bei der Verwendung des Add-Ins Fehler oder Probleme auftreten, können Sie in den Einstellungen mit einem Klick auf den angegebenen Link die Supportseite erreichen (22).
Bitte geben Sie im Supportfall immer die Versionsnummern an, damit wir schneller eine Lösung für das Problem finden können.
