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Sonstiges

Brief

Im System habt ihr die Möglichkeit, Briefe zu erstellen, zu versenden und digital zu hinterlegen. Dabei ist der Brief ein eigener Belegtyp mit einem speziellen Layout und einem zugehörigen PDF. Sämtliche Briefe werden im Belegüberblick gesammelt, und über die Filterleiste sowie die Zusammenfassungsbox auf der linken Seite könnt ihr gezielt nach den Briefen filtern.

Brief erstellen

Die Erstellung des Eingangsbriefs könnt ihr sowohl im Belegüberblick unter der Aktion „Beleg erstellen“, als auch direkt im CRM beim jeweiligen Kontakt durchführen.

Detailmanager des Briefs

Nachdem ihr einen Brief erstellt habt, gelangt ihr in den Detailmanager. Der Detailmanager eines Briefes kann folgende Reiter aufweisen.

Im Detailmanager eines Briefes findet ihr folgende Reiter:

  • Stammdaten: Hier legt ihr die Grundeinstellungen des Briefes fest. Unter anderem werden der Kunde, Auftragnehmer, Sachbearbeiter, das Projekt und natürlich die Bezeichnung angegeben. Wenn ihr eine Verknüpfung mit dem Projekt herstellt, wird der Brief auch dort angezeigt.
  • Inhalt: In diesem Bereich könnt ihr den Brieftext eingeben und weitere wichtige Informationen wie Datum, Kundennummer und individuelle Platzhalter pflegen.
  • Vorschau: Hier seht ihr eine PDF-Vorschau des Briefes.
  • Dateien: Alle erstellten PDFs des Briefes werden hier hinterlegt.
  • Alarme: Dieser Reiter bietet euch einen Überblick über alle im Brief gesetzten Alarme, und ihr könnt auch neue Alarme hinzufügen.
  • Berechtigungen: Hier könnt ihr belegspezifische Berechtigungen festlegen.
  • Historie: Eine Auflistung aller Änderungen am Brief, inklusive Angaben zur Validierung und dem Bearbeitungsmodus, findet ihr hier.

Buchungsexport (DATEV, Navision)

Im System habt ihr die Möglichkeit, eure Rechnungen über einen Buchungsexport zur weiteren Verbuchung in ein anderes System zu übertragen. Dafür stehen euch zwei Optionen zur Verfügung: einen Export zu DATEV und einen zu Navision. Den Export für das jeweilige System könnt ihr im Finanzmodul unter dem Bereich Forderungsmanagement auslösen. Anschließend erhaltet ihr ein Buchungsjournal, in dem die einzelnen Positionen der jeweiligen Rechnungen mit den zugeordneten Konten aufgeführt werden.

Sollten beim Export Probleme auftreten, wird das im Buchungsexport angezeigt. Das kann zum Beispiel passieren, wenn eine Position kein passendes Konto hat oder wenn ein Kunde keine Kunden- bzw. Debitorennummer besitzt. In solchen Fällen könnt ihr die Aktion „Fehlende Debitorennummer erzeugen“ nutzen, um diese Nummern automatisch zu erstellen.

Offene Posten

Hier seht ihr alle offenen Kosten und als verrechenbar markierten Zeiten, die noch nicht mit einem Kunden verrechnet wurden. Mit einem Klick auf die entsprechende Zeile gelangt ihr in den Projektdetailmanager, von wo aus ihr ganz einfach eine Rechnung erstellen könnt.

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