Einführung

Überstunden entstehen, wenn die tatsächlich getätigte Arbeitszeit von der im Arbeitsvertrag festgelegten Zeit abweicht. In der Liste „Überstunden“ seht ihr, wie viele Stunden eure Mitarbeiter – unter Berücksichtigung von Krankheit und Urlaub – tatsächlich gearbeitet haben und wie viele es laut Vertrag hätten sein sollen.

Ob Überstunden für einen Mitarbeiter erfasst werden und wonach sich diese richten, hängt von der Art der Zeiterfassung Dabei gibt es drei Varianten: 

• Nach Anwesenheitszeiten: Die Anwesenheitszeit wird mit der Vertragszeit des Tages abgeglichen und daraus die Überstunden ermittelt.
• Nach Projektzeiten: Die gebuchten Projektzeiten des Tages werden mit der Vertragszeit verglichen und daraus die Überstunden ermittelt.
• Vertrauensarbeit: Überstunden werden nicht berechnet und auch nicht angezeigt.

Welche Regel für wen gilt, stellst du in den Vertragsdaten des Mitarbeiters ein.

Die Spalte „Stand“ zeigt euch den aktuellen Kontostand der Überstunden zu einem bestimmten Zeitpunkt (maximal bis gestern). Die Spalte „Differenz“ hingegen verrät euch, wie viele Überstunden im gewählten Zeitraum angefallen sind.

Der Bericht zeigt euch den Saldo der Über- und Unterstunden auf einen Blick. Wenn Stunden fehlen, werden die Zahlen rot angezeigt. So habt ihr die Überstundenkonten eures Teams jederzeit im Blick.

Mit den Filtern könnt ihr die Ansicht anpassen und gezielt die Überstunden für einen bestimmten Zeitraum anzeigen lassen.

Abbau von Überstunden

Es gibt drei unterschiedliche Arten, wie Mitarbeiter Überstunden abrechnen können: 

Ganz unkompliziert über einen Urlaubsantrag vom Typ „Abbau Überstunden“. Mitarbeiter sehen Abwesenheiten wie bei einem normalen Urlaub, aber das Urlaubskonto bleibt unberührt. Stattdessen reduziert sich das Überstundenkonto – allerdings erst, wenn die freien Tage wahrgenommen werden, nicht schon bei der Genehmigung.

Bei der zweiten Art, der Umwandlung in Urlaubstage, wird das Überstundenkonto direkt um eine bestimmte Anzahl Stunden reduziert und eure Mitarbeiter bekommen dafür zusätzliche Urlaubstage, die sie später nutzen können. Der Vorteil daran ist, dass die Änderung sofort sichtbar ist und sich besser nachverfolgen lässt als der fließende Abbau.

Wenn Überstunden in eurem Unternehmen lieber ausgezahlt werden sollen, ist das kein Problem. Die Auszahlung können eure Mitarbeiter einfach beantragen – sie durchläuft dann denselben Prüfprozess wie andere Auszahlungen. In den Einstellungen zur Zeiterfassung könnt ihr verschiedene Auszahlungssätze festlegen, sodass der richtige Betrag berechnet wird.