Einführung #
Im System lassen sich zwei verschiedene Arten von Zeitnachweis erstellen. Über den Tätigkeitsnachweis werden zusätzlich zur Rechnung Auftragspositionen mit den darauf gebuchten Projektzeiten zusammengestellt. Der Tätigkeitsnachweis lässt sich direkt mit der Rechnung versenden.
Der Stundenzettel verfügt darüber hinaus über einen eigenen Prüfungs-Workflow, der sich im Projekt hinterlegen lässt. Dabei sind unterschiedliche Regeln möglich, z. B. eine Prüfung durch den Projektleiter oder den Kunden am Ende der Woche bzw. zum Ende des Projekts.
Stundenzettel
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Stundenzettel dienen zur Stundenfreigabe von Projektzeiten. Es können wie gewohnt Stunden auf Projekte gebucht werden, nur müssen diese durch einen Verantwortlichen, z. B. den Projektleiter freigegeben werden. Über Zeiterfassung – Stundenzettel kann ein Mitarbeiter seine Stunden über einen Stundenzettel zur Stundenfreigabe vorbereiten.
Projekte, in denen eine Stundenfreigabe existiert, werden durch eine kleine Uhr in der Projektvorschau kenntlich gemacht. Die Freigaberegel wird in den Stammdaten eines Projektes hinterlegt. Dadurch kann die Freigaberegel nachträglich auch hinzugefügt werden.
In der Konfiguration können verschiedene Freigaberegeln für die Stunden hinterlegt werden. So kann beispielsweise eine projektbezogene Stundenfreigabe eingerichtet werden, bei welcher am Ende eines Projekts die Stunden durch den Projektleiter freigegeben werden müssen. Oder eine mitarbeiterbezogene Stundenfreigabe, bei der ein Mitarbeiter am Ende einer Woche seine Stunden von seinem Vorgesetzten freigeben lassen muss. Für die Stundenfreigabe gibt es noch viele andere Möglichkeiten.
Die Stundenfreigabe lässt sich manuell bei der Projekterstellung in dem Projekt einfügen oder in der Konfiguration in einem bestimmten Projekttyp hinterlegen. So muss bei der Projekterstellung die Freigaberegel nicht mehr manuell einfügen lassen.
Wird eine Projektzeit in einem Projekt erfasst, in welchem eine Stundenfreigaberegel hinterlegt ist, wird dies durch eine kleine Uhr in der Projektvorschau kenntlich gemacht.
Die Person, die verantwortlich für die Erstellung eines Stundenzettels ist, bekommt einen Hinweis in der „Meine Projekte“ Kachel angezeigt. Es gibt verschiedene Wege einen Stundenzettel zu erstellen. Ein Stundenzettel kann beispielsweise direkt in einem Projekt erstellt werden. In dem Bereich – Aktivitäten – Projektzeiten kann über die Freigabebox ein Projektbezogener Stundenzettel erstellt werden.
Ist der Stundenzettel erstellt und zur Prüfung freigegeben worden, kann der Stundenzettel direkt versendet werden, wenn zum Beispiel die gearbeiteten Stunden erst von einem Kunden freigegeben werden müssen.
Wenn die Stundenzettel geprüft sind kann wie gewohnt eine Rechnung geschrieben werden, jedoch können die Projektzeiten nicht mehr bearbeitet werden.