Einführung
teamspace bietet zwei unterschiedliche Arten von Zeitnachweisen an:
Der Tätigkeitsnachweis wird automatisch zu jeder Rechnung generiert, mit der Zeiten verrechnet werden. Darauf landen alle Zeitbuchungen gemäß der im Auftrag definierten Regeln. Sie lassen sich bearbeiten, bevor Sie zusammen mit der Rechnung an den Kunden gesendet werden.
Stundenzettel bieten demgegenüber einen eigenen Prüfungs-Workflow, den ihr pro Projekt hinterlegen könnt. Die Regeln bestimmt ihr selbst – zum Beispiel eine Freigabe durch den Projektleiter oder den Kunden, entweder wöchentlich oder erst am Ende des Projekts.
Stundenzettel
Mit Stundenzetteln könnt ihr Projektzeiten zur Freigabe einreichen. Ihr bucht Stunden wie gewohnt auf ein Projekt, aber bevor sie final erfasst werden, muss ein Verantwortlicher, z. B. ein Projektleiter, sie freigeben.
Unter Zeiterfassung → Stundenzettel könnt ihr eure Stundenzettel erstellen und zur Freigabe vorbereiten.
Projekte, bei denen eine Stundenfreigabe erforderlich ist, sind an einer kleinen Uhr in der Projektvorschau erkennbar. Die Freigaberegel wird in den Stammdaten des Projekts hinterlegt und kann auch nachträglich hinzugefügt werden.
In den Konfigurationen lassen sich verschiedene Freigaberegeln festlegen. So kann beispielsweise eine projektbezogene Stundenfreigabe eingerichtet werden, bei der alle erfassten Stunden erst am Ende des Projekts vom Projektleiter freigegeben werden müssen. Alternativ gibt es die Möglichkeit einer mitarbeiterbezogenen Freigabe, bei der Mitarbeitende ihre erfassten Stunden am Ende einer Woche von ihrer Führungskraft abzeichnen lassen. Es gibt noch viele weitere Varianten, je nachdem, welche Regel am besten zum jeweiligen Projekt passt.
Die Stundenfreigabe kann entweder manuell bei der Projekterstellung eingefügt oder bereits in einem Projekttyp hinterlegt werden. In diesem Fall wird sie automatisch übernommen, sodass keine manuelle Aktivierung mehr nötig ist. Wird eine Arbeitszeit in einem Projekt erfasst, in dem eine Freigaberegel hinterlegt ist, erscheint eine kleine Uhr in der Projektvorschau als Hinweis.
Die Person, die für die Erstellung eines Stundenzettels verantwortlich ist, erhält eine Benachrichtigung in der „Meine Projekte“-Kachel. Ein Stundenzettel kann auf verschiedenen Wegen erstellt werden – entweder direkt im Projekt oder über den Bereich „Aktivitäten – Projektzeiten“ mithilfe der Freigabebox.
Sobald der Stundenzettel erstellt und zur Prüfung freigegeben wurde, kann er direkt versendet werden – zum Beispiel, wenn die erfassten Stunden zusätzlich von einem Kunden bestätigt werden müssen.
Nach der Prüfung der Stundenzettel kann wie gewohnt eine Rechnung erstellt werden. Allerdings sind die erfassten Projektzeiten dann nicht mehr bearbeitbar.
