Im Video erhaltet ihr einen Überblick über die Hanhabung von E-Rechnungen in teamspace!
Allgemeiner Hinweis
Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können – und das ganz ohne vorherige Zustimmung des Empfängers. Das betrifft alle steuerbaren Umsätze im Inland. Beim Versand von E-Rechnungen gibt es allerdings Übergangsfristen, sodass Unternehmen etwas mehr Zeit haben, um ihre Prozesse anzupassen.
E-Rechnungen sind elektronische Rechnungen, die nicht einfach nur als PDF oder auf Papier vorliegen. Stattdessen kommen sie in einem strukturierten XML-Format daher und werden rein digital übermittelt. Damit lassen sie sich direkt von Buchhaltungssystemen verarbeiten – ganz ohne lästiges Abtippen oder manuelles Erfassen. Alle wichtigen Informationen zu E-Rechnungen im Allgemeinen sowie zur gesetzlichen Pflicht findet ihr im folgenden Blogbeitrag zu E-Rechnungen.
Die beiden in Deutschland gängigen Formate für E-Rechnungen sind ZUGFeRD und XRechnung. Beide basieren auf der EU-Richtlinie 2014/55 und der Norm EN 16931. Genauere Informationen zu beiden Formaten findet ihr in diesem Beitrag zu ZUGFeRD und XRechnung
Um E-Rechnungen einzurichten, lohnt es sich, einen Termin mit einem unserer Berater zu vereinbaren. Dabei können wir gemeinsam prüfen, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, die nötigen Einstellungen vornehmen und auf individuelle Anpassungen eingehen. So stellt ihr sicher, dass alles reibungslos funktioniert.
Voraussetzungen
Standards und Pflichtfelder
Damit die E-Rechnung am Ende alle nötigen Daten enthält und vom Empfänger akzeptiert wird, müssen ein paar Dinge beachtet werden:
In der Konfiguration muss die Bruttokalkulation auf Steuerbasisbetrag eingestellt sein.
Die Adressen im CRM müssen vollständig sein – sowohl die interne Anschrift als auch die des Rechnungsempfängers, inklusive Land.
Die Kontodaten des Rechnungsstellers müssen hinterlegt sein. Dafür muss mindestens ein Bankkonto im System angelegt und im CRM-Eintrag des Unternehmens eingetragen werden.
Das Layout muss PDF-A3-kompatibel sein, insbesondere bei Schriftarten und Bildern. Falls nötig, sollte das Layout entsprechend angepasst werden.
Selbst wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, gibt es keine Garantie für eine reibungslose Abwicklung. Manche Empfänger fordern zusätzliche Angaben, die im Standard nicht als Pflichtfelder definiert sind, wie zum Beispiel eine Leitweg-ID.
Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist eine speziell für Deutschland angepasste Norm, um Rechnungen innerhalb der Bundesverwaltung gezielt zu adressieren. Dafür wird das Feld „Buyer Reference“ (BT-10, auf Deutsch: Käufer-Kennung) genutzt.
Ihr findet dieses Feld direkt im CRM-Kontakt des Empfängers. Falls es dort nicht sichtbar ist, muss es möglicherweise in der Konfiguration unter CRM > Einstellungen aktiviert werden.
Konfiguration
Allgemeine Einrichtung
Aktiviert in der Konfiguration unter Finanzen -> Belege zuerst den Schieberegler für die Einstellung zu ZUGFeRD- und XRechnung. Darunter könnt ihr in der Fakturierungs-Auswahl festlegen, ob künftig alle Rechnungen standardmäßig als E-Rechnung erstellt werden oder ob das nur für bestimmte Kunden oder Vorlagen gelten soll.
Wenn ihr die Fakturierung mit ZUGFeRD- oder XRechnung nur für bestimmte Kunden nutzen wollt, könnt ihr das direkt in den Stammdaten der jeweiligen Organisationen festlegen.
Standard-Eingangsartikel anlegen
Damit die einzelnen Positionen eurer Eingangsrechnungen ins System übernommen werden können, nutzt die Software einen Standard-Eingangsartikel. Ihr könnt diesen zunächst im Artikelstamm anlegen.
Am besten legt ihr dafür einen neuen Artikel mit dem Zweck „Einkauf“ an. Danach hinterlegt ihr diesen Artikel unter Konfiguration > Finanzen > Einstellungen > Belege. Im Abschnitt „ZUGFeRD- und X-Rechnung EN16931“ findet ihr das Feld „Standard Einkaufsartikel“. Dort tragt ihr den neu erstellten Artikel ein.
Dieser Artikel wird dann automatisch für jede Position eurer Eingangsrechnung genutzt und mit dem Namen, der Beschreibung, dem Preis usw. der jeweiligen Position überschrieben.
E-Rechnungen empfangen
Ihr könnt E-Rechnungen genauso wie herkömmliche Rechnungen per E-Mail empfangen. Wenn das System eine E-Rechnung im Anhang erkennt – egal ob im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format – wird sie automatisch mit einem Barcode-Symbol markiert.
Ihr könnt den Anhang anklicken und im daraufhin erscheinenden Dialog die Option „Eingangsrechnung erzeugen“ auswählen. Danach öffnet sich ein Fenster, das alle Daten der E-Rechnung anzeigt. Wenn alles korrekt ist, könnt ihr die Eingangsrechnung einfach mit einem Klick auf „Weiter“ erstellen.
Unter dem Reiter „Belegdaten“ findet ihr alle Informationen, die aus den Feldern der E-Rechnung ausgelesen wurden. Wenn ihr auf den Reiter „Vorschau“ klickt, seht ihr eine menschenlesbare PDF-Version der Rechnung, die ihr zur Kontrolle durchsehen könnt.
E-Rechnungen versenden
Ist die Fakturierung mit ZUGFeRD- bzw. XRechnung aktiviert, wird bei der Erstellung einer Rechnung automatisch sowohl eine ZUGFeRD- als auch eine XRechnung generiert. Diese findet ihr im Datei-Reiter des Belegs.
Möchtet ihr eine ZUGFeRD-Rechnung versenden, könnt ihr diese wie gewohnt per Mail verschicken. Wenn ihr eine XRechnung verschicken wollt, fügt einfach die entsprechende XML-Datei im Anhang hinzu und entfernt bei Bedarf die PDF-Datei.