Limitierte Abrechnungspositionen #
In Dienstleistungsverträgen werden häufig Zeitkontingente vereinbart, die unterschiedlich verrechnet werden. Beispiele hierfür sind:
- Sie erhalten zwei Stunden Support gratis, alles darüber wird mit 150 € pro Stunde abgerechnet.
- Einen Tag Workshop führen wir zum ermäßigten Satz von 800 € durch, den zweiten für 1200 €.
- Haben Sie diesen Monat bereits an Schulungen im Umfang von mindestens vier Stunden teilgenommen, erhalten Sie technische Serviceleistungen zum halben Preis.
In diesen und viele weiteren Szenarien kommt es vor, dass Projektzeiten nicht ganz in eine Abrechnung „hineinpassen“. Liegen im ersten Beispiel zwei Projektzeiten je 90 Minuten vor, kann nur die erste Projektzeit abgerechnet werden – die zweite würde das Limit von zwei Stunden überschreiten.
Um mit solchen Fällen umzugehen, gibt es die Funktion des Projektzeit-Splitting. Ist die Funktion deaktiviert, werden limitierte Abrechnungspositionen so weit wie möglich mit Projektzeiten befüllt. Die Reihenfolge entscheidet hier das Buchungsdatum. Passt eine Zeit nicht mehr in das Budget, kann es passieren dass das Budget nicht „ausgereizt“ wird und eine manuelle Bearbeitung der Projektzeit nötig ist.
Mit dem Projektzeit-Splitting sorgt das System automatisch dafür, dass die Projektzeiten, die Ihre Mitarbeiter buchen, immer in das richtige Kontingent fallen.
Automatisches Splitten von Zeiten #
Betrachten wir wieder Beispiel 1 von oben: Bucht Mitarbeiterin Barbara eine Zeit von zwei Stunden und Kollegin Denise eine weitere Zeit von einer Stunde, ist kein Split der Zeiten nötig. Die zeitlich früher gebuchten zwei Stunden von Barbara erhält der Kunde gratis. Die zusätzliche Stunde von Denise wird mit 150 Euro in Rechnung gestellt.
Anders verhält es sich, wenn Barbara nicht zwei, sondern drei Stunden gebucht hat. In dem Fall muss die Buchung anteilig verrechnet werden, und zwar zwei Stunden gratis und eine Stunde mit dem Satz von 150 Euro.
Mit aktiviertem Projektzeit-Splitting wird die Buchung automatisch in Splitzeitbuchungen aufgeteilt, so dass der eine Teil der Buchung das Kontingent füllt und der zweite Teil in den nächsten „Verrechnungstopf“ fällt.
Mehrfacher und dynamischer Split #
Dieser Split ist auch mehrfach möglich, wenn eine Buchung beispielsweise zwei Kontingente überschreitet. In diesem Fall wird die ursprüngliche Zeit in drei Buchungen aufgeteilt, die alle unterschiedlich verrechnet werden können.
Das Splitting ist zudem dynamisch. Ändert sich das Kontingent aus Beispiel 1 von zwei auf zweieinhalb Stunden, passen sich auch die einzelnen Splitzeitbuchungen dahingehend an. Das heißt, der für den Kunden kostenfreie Anteil der Zeitbuchung steigt um 30 Minuten, wohingegen der kostenpflichtige Teil um 30 Minuten sinkt. Erhöht sich das Kontingent dagegen auf drei Stunden, werden die Splits automatisch wieder zur ursprünglich einzelnen Buchung zusammengeführt, da die Auftrennung dann nicht mehr nötig ist.
Nachträgliche Änderungen in der Zeitbuchung #
Gesplittete Zeiten lassen sich nachträglich bearbeiten. Dabei gibt es immer eine „Master-Zeitbuchung“, deren Eintragungen immer Bestand haben, auch wenn sich der Split nachträglich ändert. Bearbeitet man dagegen eine der abgespalteten Zeitbuchungen, gelten diese nur solange, wie der Split erhalten bleibt. Ein Hinweis informiert Nutzer darüber.
Möchte man den aktuellen Split dauerhaft beibehalten, kann man diesen permanent machen. Dadurch wird die Splitzeitbuchung fest in zwei unterschiedliche Projektzeiten aufgeteilt.
Splitzeitbuchungen sind außerdem auch dann permanent, wenn sie bereits in Rechnung gestellt wurden.